Акт приема-передачи при смене ответственного за архив
Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии. куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.
Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.
Состояние документов и описей удовлетворительное.
Одновременно передаются:
Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.
Наличие и состояние оборудования и инвентаря:
Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.
В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.
Сдача документов в архив
Сдача дел в архив
Рассмотрим порядок сдачи документов (дел) организации в архив в случаях:
Передача документов организации в архив предприятия
Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.
Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя.
Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре (п.п. 5.3.2 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).
В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил №16.
Приемка (передача) каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела.
Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел предприятия согласно:
Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:
Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.
Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. (п.п. 6.4.4 Правил №16).
Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации
Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив ?
Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.
Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий (п.п. 12.3.1 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).
В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам.
Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов . сроки хранения которых истекли, в результате чего составляется акт на списание документов с обязательной заверкой его экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Хранение документов бухгалтерского учета . не подлежащих уничтожению, должно осуществляться по указанному предприятием адресу до истечения сроков хранения документов бухгалтерского учета .
Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Документы по личному составу (приказы, ведомости начисления заработной платы, ведомости о персонифицированном учете, личные дела/ карточки сотрудников и др.), оформленные надлежащим образом и внесенные в описи дел по личному составу передаются на дальнейшее хранение в Государственный архив. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет.
Наши архивариусы / архивисты согласно установленных правил сдачи документов в архив проведут экспертизу ценности документов бухгалтерского учета. упорядочение дел, составление описей, справочного аппарата к ним, а также всех необходимых сопровождающих документов. Фактическая сдача документов организации в архив осуществляется председателем ликвидационной комиссии предприятия.
Мы предоставим полный пакет документов «под ключ» для быстрой и гарантированной, сдачи дел в архив.
Передача документов на архивное хранение
Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, в соответствие с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный муниципальный архив.
Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.
Этапы передачи документов на архивное хранение
1. Экспертиза научной и практической ценности документов
Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.
2. Составление описей дел
Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись - это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.
3. Брошюровка (переплет документов)
На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.
4. Передача обработанных документов на хранение
После того как все этапы по обработке документов были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.
Правила оформления при передаче документов на хранение
В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:
В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.
Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.
Передача дел в ведомственный архив
Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.
Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании
В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.
Передача документов на государственное хранение
В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.
На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.
Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел .
Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов.
Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)
В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив ) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника .
Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.
Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив - это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.
Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:
Для дела № 1:
Для дела № 2:
Для дела № 3:
Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г. внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).
Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).
На упорядоченные дела оформляется титульный лист. составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.
Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.
После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника. для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.
Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.
Образцы документов в этой статье для скачивания:
Нормативно-правовые источники при работе с архивом:
Смотрите также: как закрыть ЧП (пошаговый порядок). экспресс-ликвидация предприятия. ликвидация предприятия по решению собственника (порядок) .
Источники:
, , ,
Следующие бланки:
23 января 2025 года
