Главная » Сверка и согласование

Акт передачи документов в архив образец


Акт передачи документов в архив образец

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив

Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив (руководителя архива или заведующего) составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии. куда необходимо включить не менее 3-х членов комиссии, в том числе обязательно представителя службы делопроизводства. Посмотрите образец оформления данного вида акта.

Итого принято 110 (сто десять) дел и 2 (две) описи в одном экземпляре.

Состояние документов и описей удовлетворительное.

Одновременно передаются:

  • дело фонда,
  • книга учета поступления и выбытия документов (ведется в электронном виде)
  • журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование
  • металлическая печать «Архив».
  • Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. м удовлетворительное.

    Наличие и состояние оборудования и инвентаря:

  • стеллажи комбинированные в количестве 3 (трех) шт.
  • стеллажи металлические в количестве 8 (восьми) шт.
  • 2 (два) порошковых огнетушителя ОП-4 (3) -АВСЕ-01,
  • машина электрическая сверлильная МЭС-300Э (электродрель),
  • гигрометр психрометрический ВИТ-2.
  • Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование и инвентарь в удовлетворительном состоянии.

    В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется – печати, а также оборудования и инвентаря.

    Сдача документов в архив

    Сдача дел в архив

    Рассмотрим порядок сдачи документов (дел) организации в архив в случаях:

  • действующей организации
  • при ее реорганизации или ликвидации.
  • Передача документов организации в архив предприятия

    Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел.

    Дела же временного хранения (до 10 лет включительно) могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя.

    Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы.

    Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре (п.п. 5.3.2 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

    В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п.п. 4.5.4 Правил №16.

    Приемка (передача) каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела.

    Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. В архиве предприятия на основании описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел предприятия согласно:

  • приложению 11 к Правилам №16 – для дел постоянного хранения
  • приложению 13 к Правилам №16 – для дел длительного хранения
  • приложению 14 к Правилам №16 - для дел по личному составу.
  • Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности:

  • приказы по личному составу
  • списки личного состава
  • карточки учета личного состава
  • личные дела
  • лицевые счета по заработной плате (расчетно-платежные ведомости)
  • трудовые книжки (невостребованные)
  • акты о несчастных случаях и др.
  • Личные дела (личные карточки) вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий.

    Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. (п.п. 6.4.4 Правил №16).

    Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации

    Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив ?

    Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации.

    Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий (п.п. 12.3.1 «Правил работы архивных подразделений органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций», утвержденных приказом Государственного комитета архивов Украины от 16.03.2001 № 16).

    В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам.

    Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов . сроки хранения которых истекли, в результате чего составляется акт на списание документов с обязательной заверкой его экспертно-проверочной комиссией государственного архива. Хранение документов бухгалтерского учета . не подлежащих уничтожению, должно осуществляться по указанному предприятием адресу до истечения сроков хранения документов бухгалтерского учета .

    Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Документы по личному составу (приказы, ведомости начисления заработной платы, ведомости о персонифицированном учете, личные дела/ карточки сотрудников и др.), оформленные надлежащим образом и внесенные в описи дел по личному составу передаются на дальнейшее хранение в Государственный архив. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет.

    Наши архивариусы / архивисты согласно установленных правил сдачи документов в архив проведут экспертизу ценности документов бухгалтерского учета. упорядочение дел, составление описей, справочного аппарата к ним, а также всех необходимых сопровождающих документов. Фактическая сдача документов организации в архив осуществляется председателем ликвидационной комиссии предприятия.

    Мы предоставим полный пакет документов «под ключ» для быстрой и гарантированной, сдачи дел в архив.

    Передача документов на архивное хранение

    Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, в соответствие с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный муниципальный архив.

    Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом.

    Этапы передачи документов на архивное хранение

    1. Экспертиза научной и практической ценности документов

    Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив.

    2. Составление описей дел

    Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись - это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив.

    3. Брошюровка (переплет документов)

    На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное дело. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов.

    4. Передача обработанных документов на хранение

    После того как все этапы по обработке документов  были пройдены (экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работы), организация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле.

    Правила оформления при передаче документов на хранение

    В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке должны присутствовать следующие реквизиты:

  • наименование организации
  • наименование или код структурного подразделения
  • номер дела
  • заголовок дела
  • даты дела
  • количество листов
  • срок хранения дела
  • архивный шифр дела.
  • В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке.

    Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа.

    Передача дел в ведомственный архив

    Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение.

    Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании

    В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу (кадровые документы) со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения (свыше 10 лет), служащие основанием для выдачи справок.

    Передача документов на государственное хранение

    В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др.

    На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями.

    Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел .

    Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов.

    Передача документов в архив при ликвидации предприятия (порядок)

    В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов (чаще это акт приема-передачи документов в архив ) входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника .

    Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 (три) дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд.

    Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив - это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах.

    Если более детально, то в число документов, которые подлежат обязательной передаче в архив при ликвидации предприятия входят следующие:

    Для дела № 1:

  • учредительные документы по предприятию за весь период деятельности, а именно все редакции уставов, учредительный договор (при наличии), свидетельства, протоколы общего собрания участников или решения собственника о создании предприятия, изменении состава участников, местонахождения, наименования, ликвидации предприятия и т.д.
  • кадровая документация, а именно все приказы руководства по личному составу о принятии, увольнении, переводе, поощрении, премировании, утверждении штата, предоставлении отпусков без сохранения заработной платы (кроме приказов о предоставлении очередных отпусков), предоставлении декретного отпуска, материальной помощи в конкретном размере
  • Для дела № 2:

  • расчетно-платежные ведомости по заработной плате (те, в которых содержатся данные о суммах начислений и удержаний из заработной платы)
  • акт управления Пенсионного фонда Украины, в котором есть ведомости об отсутствии деятельности предприятия или отчеты в пенсионный фонд, или письма предприятия об отсутствии деятельности с отметкой пенсионного фонда о принятии.
  • Для дела № 3:

  • персонификация, индивидуальная ведомость, ярлык, сведения о работодателе (до 2010 г.), таблица № 6 (после 2010 г.) по месяцам.
  • Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов (толщина 30-40 мм). Документы в делах необходимо отсортировать по годам (вверху самая ранняя дата, например 2003 г. внизу самая последняя дата, например 2013 г.). Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты (сверху) до самой последней даты (снизу).

    Если предприятие вообще не вело деятельности с момента своего создания, то формируется только одно дело № 1 с учредительными документами и кадровой документацией по директору (приказ об увольнении с должности директора).

    На упорядоченные дела оформляется титульный лист. составляется опись в 2-х экземплярах и акт приема-передачи документов в 4-х экземплярах.

    Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию.

    После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника. для окончательного прекращения предприятия как юридического лица путем ликвидации.

    Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы.

    Образцы документов в этой статье для скачивания:

    Нормативно-правовые источники при работе с архивом:

    Смотрите также: как закрыть ЧП (пошаговый порядок). экспресс-ликвидация предприятия. ликвидация предприятия по решению собственника (порядок) .

    Источники:
    delo-ved.ru, arhivarius.com.ua, naar.ru, resq-group.com.ua

    Следующие бланки:


    22 ноября 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Письмо о снижении цены образец (просм 74)
  • Образец доверенности в полицию (просм 42)
  • Как заполнить анкету призывника для родителей образец (просм 31)
  • Доверенность на получение банковской карты образец (просм 30)
  • Образец написания отчета о проделанной работе (просм 30)

  • Последние материалы:

  • Образец апелляционной жалобы ненадлежащее уведомление
  • Образец апелляционной жалобы на постановление
  • Образец дополнительной апелляционной жалобы
  • Образец кассационной жалобы в президиум областного суда
  • Образец жалобы на действия должностного лица