Официальное письмо запрос образец

Письмо-запрос

Письмо-запрос является разновидностью делового письма. Цель его составления заключается в получении какой-либо документации или определенных сведений.

Как правило, запрос оформляется на фирменном бланке компании-составителя. В тексте письма, помимо изложения запроса, указывается его обоснование, объясняющее необходимость получения указанных сведений и материалов, поскольку ни одна организация не вправе запрашивать информацию, напрямую не относящуюся к ее функциональной деятельности. В качестве обоснования чаще всего приводятся ссылки на конкретные нормативно-законодательные акты или организационно-правовые документы.

Структура письма во многом схожа с общей структурой, принятой для оформления делового письма. При этом обязательными являются следующие пункты:

реквизиты составителя и получателя письма

исходящий номер и дата составления письма

если данное письмо-запрос является ответом, следует сделать ссылку на номер и дату исходного письма

заголовок, отражающий суть письма-запроса

обращение (нередко запрос адресуется руководителю или иному уполномоченному лицу компании-получателя если известно его имя, то в обращении следует его указать)

цель письма, выражающая желание отправителя получить те или иные сведения

суть вопроса, конкретизирующая перечень необходимых документов или сведений, а также объясняющая причины, по которым они необходимы

выражение надежды на успешное сотрудничество и благодарность за уделенное внимание или затраченные усилия (данный реквизит не является обязательным, а скорее представляет собой элемент делового этикета)

подпись составителя и сведения о нем (ФИО, должность и координаты), необходимы для того, чтобы при возникновении каких-либо вопросов, касающихся предоставления запрашиваемых сведений, получатель мог связаться с составителем и получить необходимую информацию.

Подписывается письмо руководителем организации-составителя или иным лицом, имеющим соответствующие полномочия.

На каждое письмо-запрос получателем в обязательном порядке должно быть составлено письмо-ответ.

Ответом может служить письмо, содержащее запрашиваемые сведения, сопроводительное письмо к требуемой документации, либо отказ от предоставления информации с обязательным объяснением причины данного отказа.

Скачать образец и пример письма-запроса (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 4 676)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Образец письма-запроса

Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема – письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы. там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.

Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ .

Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры – «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

«В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».

Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность – вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы – «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Письмо-запрос – образец оформления в формате doc.

Еще пример письма-запроса

Просим Вас проинформировать о возможности поставки стеллажей комбинированных (код по каталогу СКП-325-0942) в количестве 50 штук в срок до 10 ноября 2014 г. а также сообщить об условиях платежа и доставки.

Как написать письмо-запрос?

Письмо-запрос – это документ, который составляется с целью получить от адресата какие-либо сведения. В данной статье разберемся, как написать письмо-запрос, и приведем образец его оформления.

Письмо, содержащее запрос, относится к коммерческим деловым письмам, это официальный документ, который в письменном виде позволяется обратиться к адресанту с вопросом или просьбой предоставить нужную информацию, необходимую адресанту. Например, письмо-запрос может быть составлен для получения информации об условиях поставки, ценах, оказываемых услугах, о реквизитах или ФИО руководителя и т.д.

Для того чтобы получатель письма мог ответить со всей необходимой полнотой на полученный запрос, текст необходимо изложить наиболее подробно и полно. Это исключит необходимость задавать уточняющие вопросы, тем самым ускорит процесс ответа.

Как пишется письмо-запрос?

Так как это деловое письмо, то правила его оформления должны подчинять общим правилам деловой переписки. В конце статьи представлены два образца оформления письма-запроса: на получение документов и прайса с ценами.

Для оформления используется фирменный бланк организации.

В правом верхнем углу пишется, кому адресовано письмо, как правило, это руководитель организации, которой направляется запрос.

В левом верхнем углу пишется исходящий номер документа, дата, заголовок.

Если запрос составляется в ответ на какое-либо предложение, например, коммерческое предложение о сотрудничестве, то в левом верхнем углу также указывается номер и дата этого предложения.

В тексте письма-запроса излагается, какая именно информация необходима – то есть суть запроса. Часто в текст включаются слова о надежде на сотрудничество, слова благодарности.

Письмо подписывается отправителем.

Письмо-запрос предполагает получение ответа от адресанта.

Ниже предлагаем скачать образцы оформления двух видов запросов.

Образец письма-запроса о получении документов – скачать .

Письмо-запрос о получении прайс-листа с ценами – скачать образец .

Письмо-запрос информации

Письмо-запрос информации (Enquiry Letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.

В начале письма следует поместить название и адрес вашей компании, ниже должно идти название компании, в которую вы обращаетесь. Составить текст письма вы можете с помощью следующих стандартных выражений.

With reference to your advertisement (ad) in.

Regarding your advertisement (ad) in.

Касательно вашей рекламы в &hellip

3. Просьба выслать необходимые данные

Сould you please send me.

Не могли бы вы выслать мне

I would be grateful if you could&hellip

Я был бы благодарен, если вы&hellip

Can you give me some information about&hellip

Можете ли вы дать мне информацию о&hellip

Could you send me more details&hellip

Письмо-запрос (Inquiry Letter)

Posted on 29.04.2014 by admintc

При составлении делового письма важно помнить, что по письму можно судить не только о человеке, но и о фирме, которую он представляет. Запомните: время, затраченное на составление хорошего письма, - это хорошее вложение капитала. Любое письмо преследует какую-то определенную цель, поэтому оно должно быть написано таким языком, который будет способствовать достижению этой цели наилучшим образом.

Как правило, все деловые письма можно разделить на несколько групп:

Письмо-запрос

Цель письма-запроса (Inquiry Letter) – получение более подробной информации об интересующем нас товаре или услуге.

3. Коротко представьте себя, свою фирму.

We are one of the leading producers of … (Мы являемся лидирующими производителями …)

We are interested in … (Мы заинтересованы в ….)

4. Изложите свою просьбу, причину письма

Сould you please send me. (Не могли бы вы выслать мне …)

I would be grateful if you could… (Я был бы благодарен, если бы вы …)

Can you give me some information about…(Можете ли вы дать мне информацию о…)

Could you send me more details… (Могли бы вы выслать мне подробную информацию…)

We are planning some reorganization of our business and would like some information about … (Мы планируем реорганизацию нашего бизнеса и хотели бы получить информацию о …)

5. Объясните, что еще вы бы хотели получить от адресата.

Could you send us your prospectus and details of …. (Не могли бы вы прислать нам ваш рекламный проспект и детали …)

Источники:
mirblankov.ru, delo-ved.ru, obrazec-blanka.ru, www.englishforbusiness.ru, training.belhard.com