Письмо-ответ
Письмо-ответ входит в число видов деловой документации. Его составление обусловлено необходимостью дать какой-либо ответ на полученное ранее инициативное письмо. При этом выделяют два вида ответов: положительный и отрицательный. Письмо, содержащее отрицательный ответ, иногда называют письмо-отказ.
Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты. Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки. В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя.
Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».
Дата и номер инициативного письма в обязательном порядке указываются в регистрационном номере ответа. Это требование обусловлено необходимостью, поскольку позволяет упорядочить входящую и исходящую деловую корреспонденцию. Включать данные сведения непосредственно в текст письма не рекомендуется. Нарушением правил составления письма-ответа будет фраза следующего содержания «В ответ на Ваше письмо номер… от… сообщаем…».
При составлении письма-отказа необходимо указать его причину. Необоснованный отказ является проявлением неуважения к получателю. Следовательно, начать такое письмо следует фразой «В связи с…». Если составитель письма-отказа располагает информацией о том, кем, когда, в каком случае и при каких условиях по исходному письму, содержащему запрос или просьбу, может быть дан положительный ответ, рекомендуется изложить данные сведения в отказе.
В заключении письма-отказа ставится подпись составителя. В большинстве случаев письмо подписывается руководителем или иным уполномоченным лицом. Не лишним будет также указать контактные данные составителя, чтобы, в случае необходимости, получатель мог связаться с данным лицом и получить дополнительные сведения.
Образец письма-ответа на претензию (Размер: 26,5 KiB | Скачиваний: 10 776)
Письмо-согласие образец скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 7 704)
Скачать образец письма-отказа (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 6 300)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
7112 Письмо-ответ на просьбу
Письмо-просьба непременно требует ответа Итак, получив такое письмо, вы должны решить: удовлетворить просьбу или отказать В случае, если вы решили выполнить просьбу, то отвечаете так:
Уважаемые господа!
Выражаем искреннюю благодарность за предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса
Внимательно изучив предложенный Вами проект соглашения, мы решили согласиться на долевое участие в строительстве (название объекта), будет осуществляться в период с по р
Еще раз спасибо за предложение и надеемся, что наше сотрудничество будет плодотворным и длительным
С уважением и наилучшими пожеланиями
Уважаемые господа! (дата) Вы обратились с просьбой изменить условия оплаты за (название товара) Мы пересмотрели нашу с Вами соглашение и решили внести изменения, учитывая аргументированность Вашей просьбы Посылаем измененный вариант нашего соглашения
Надеемся, что новые условия удовлетворят Вас С
Уважаемые господа!
Спасибо за присланные дополнения и замечания к проекту договора о строительстве банка Изучив их, мы признали их существенными, согласны с ними и готовы внести их в договор
Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз подчеркнуть, что согласно проекту нашего договора о строительстве банка Подрядчик принимает на себя полную ответственность за организацию и выполнение всех бу удивельних робе.
Строительные работы будут выполняться местными фирмами, которые найматимуться на условиях субподряда Выполнение работ контролировать высококвалифицированные специалисты, стоимость услуг которых предусмотрено условиями дого оворитьу.
Просим Вас как можно быстрее рассмотреть письмо и, если в проекте договора больше нет пунктов, вызывавших у Вас сомнения, сообщить нам о готовности подписать договор между нашими предприятиями
Надеемся на быстрый ответ
Конечно, вы не всегда можете удовлетворить просьбу, принять то или иное предложение и поэтому вынуждены отказать в сотрудничестве Отказ непременно должна быть убедительной, аргументированной, корректной и доброз доброжелательной Ваша задача - убедить адресата в том, что у вас не было другого выхода Достичь этой цели нетрудно, следует лишь в начале предложения принять слова, которые ощутимо смягчат тон отказа К таким сл ей принадлежат:ть: на ж / саль, жаль, очень жаль, к сожалению, искренне сожалеем, извините, нам очень обидно
Итак, отказ можно сформулировать так:
Уважаемые господа!
Мы внимательно изучили Ваши замечания и дополнения к проекту контракта о строительстве поликлиники в году на условиях \"под ключ\"
К большому сожалению, должны сообщить, что не можем согласиться на Ваше предложение Это обусловлено следующими причинами:
1 Предложенные Вами 5% от стоимости контракта на мобилизационные расходы - сумма в 4 раза меньше указанной в проекте контракта и не может покрыть наши расходы на подготовительные работы
2 8% от стоимости контракта в свободно конвертируемой валюте недостаточно суммой, чтобы приобрести все необходимое для строительства оборудование 12% указанных в проекте контракта, учитывают не только стоимость оборудования по мировым ценам, но и стоимость фрахта, страхования, а также наши расходы на организацию закупки и поставки оборудования н на строительную пло.
В подтверждение обоснованности нашей позиции к письму добавляем подробные расчеты объемов мобилизационных расходов
Выражаем надежду, что, учитывая указанные выше факты, Вы согласитесь на наши условия подписания контракта
Остаемся с уважением
Уважаемые !
Спасибо за запрос от (дата) на поставку (название товара)
К сожалению, сейчас мы не можем принять Ваше предложение и осуществить поставку (название товара) затем что нужные Вам товары уже проданы по предварительным заказам на текущий месяц
Искренне сожалеем, что не можем выполнить Ваш заказ Надеемся на взаимовыгодное сотрудничество в будущем
С уважением и пожеланием успехов.
Глубокоуважаемый господин /
Спасибо за интерес, проявленный к нашей организации (учреждения, фирмы) К большому сожалению, вынуждены сообщить Вам, что место нашего генерального представителя в (название страны) уже занято Просим передать запрос еще раз через месяцев
Желаем успехов
Уважаемые господа!
Мы получили Ваше письмо от (дата) в котором Вы просите материально поддержать благотворительный фонд \"Святой Марии\" Очень досадно, однако в этом году у нас нет никакой возможности сделать даже незначительный благотворительный взнос
Уважаемый. Действие контракта на выполнение Вами обязанностей менеджера по рекламе завершается (дата) Мы рассмотрели Вашу просьбу о продлении
контракта на будущий год Жаль, но Ваши методы работы не дали ожидаемых результатов, и поэтому мы не заинтересованы в дальнейшем сотрудничестве с Вами Желаем успехов
Письмо-ответ. Письмо-отказ. Примеры, образцы и шаблоны
Письмо-ответ - это деловое письмо, которое составляется с целью ответа на какое-то из инициативных писем: письмо-запрос, письмо-приглашение, письмо-просьбу, письмо-предложение, письмо-претензию. Разновидностью письма-ответа является письмо-согласие (в случае положительного ответа) и письмо-отказ (в случае отрицательного решения).
Как составить письмо-ответ образец
На этой странице можно узнать, как правильно написать письмо-ответ на претензию, скачать шаблон письма-ответа или просмотреть образец письма-ответа. Также можно просмотреть письмо-отказ образец и пример письма-согласия.
Структура письма-ответа
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок.
Письмо-ответ с положительным решением строится по следующей схеме:
Письмо-ответ с отказом строится следующим образом:
В письме-отказе особенно важно использовать лексику, помогающую отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя такого письма. Целый ряд ситуаций, таких, например, как ситуации отказа, задержки положительного решения, несогласия, предполагает использование в начале ключевой фразы слов, выражающих сожаление, например: С сожалением вынуждены сообщить о невозможности удовлетворить Ваш запрос. К сожалению, мы не можем согласиться на Ваши условия. К глубокому сожалению, проблемы с. не позволяют нам воспользоваться Вашим предложением в ближайшее время. и т. п.
При ответе на коммерческий запрос продавец, если может сразу удовлетворить просьбу покупателя и выполнить поставку товара, направляет предложение (оферту). В противном случае он может направить письмо-отказ, руководствуясь вышеизложенными правилами, либо письмо, в котором сообщает необходимую информацию:
В таком случае при составлении письма-ответа можно руководствоваться следующими ключевыми фразами:
Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар. Идя навстречу Вашим пожеланиям. Мы с радостью дадим положительный ответ на Вашу просьбу о скидках, если. К сожалению, мы не можем пойти на Ваши условия оплаты, однако. Как давнему нашему партнеру Вам, конечно, хорошо известно, что. Мы готовы учесть все Ваши замечания. Учитывая Ваши соображения по данному вопросу. Надеемся, Вас заинтересует наше предложение. Вас, наверное, заинтересует новый подход к этой проблеме (наше предложение). и т. п.Образец письма-ответа
Письмо-ответ, как это собственно следует из названия, составляется в ответ на инициативное письмо – запрос. просьбу. приглашение. предложение. В случае положительной реакции готовится письмо-согласие, отрицательной – письмо-отказ. Далее в статье будут образцы письма-ответа.
Как любое деловое письмо его следует оформлять на фирменном бланке и соблюдать требования норм делопроизводства. Сейчас повторяться не буду, на данном сайте уже есть хорошие статьи по оформлению деловых писем.
Обязательно включайте в письмо-ответ ссылку на номер и дату письма-запроса. Это значительно упрощает обработку почты получателю. Иначе в больших организациях ваш ответ может попасть другому специалисту на исполнение или даже в другой отдел. Причем по нормам делопроизводства не принято в текст письма-ответа включать фразу вида «На ваш запрос от 00.00.2014 № …». Хотя на практике такие примеры встречаются весьма часто.
Исполнитель во время подготовки письма-ответа указывает информацию о номере и дате письма-запроса в строго определенном месте. Месторасположение этой ссылки непосредственно под номером и датой регистрации своего письма. Как выглядит эта отметка и где она должна располагаться, смотрите на образце.
В письме-согласии можно уже в первом предложении сообщить основную мысль. Ведь оно несет позитивный настрой. К тому же так вы экономите свое и чужое время. Письмо-ответ часто начинают словами «Сообщаем Вам…», «Извещаем…» и т.д. Если требуется, то далее может последовать разъяснение деталей.
Теперь очередь примера письма-ответа с положительным решением. Посмотрите письмо-согласие – образец письма-ответа на запрос (файл формата doc).
Письмо-отказ строится по-другому образцу. Его начинают с объяснений причин или добавляют что-нибудь нейтрально-вежливое (но не излишне позитивное, ведь далее – отказ). Прямота в этом случае неуместна, ведь не принято сразу огорошивать плохими новостями. Здесь подойдет начало по образцу – «Благодарим Вас за предложение, однако …» или последовательно приведите аргументы отказа – «В связи …». Как говорится, понять – значит простить.
Письмо-отказ – образец также можно скачать в формате doc.
На основании приведенных примеров теперь легко составить письмо-ответ, подходящее к сложившейся ситуации.
Источники:
, , , ,
Следующие бланки:
20 апреля 2024 года
