Как написать объяснительную записку
Объяснительная записка – это неотъемлемый элемент трудовых отношений, складывающихся между работником и работодателем. Она необходима в тех случаях, когда работник должен объяснить своему непосредственному начальству, почему им, например, была нарушена трудовая дисциплина, не выполнено какое-либо поручение или работник погулял лишний день в несоответствии с производственным календарем .
Образец объяснительной записки при опоздании на работу
Разрешение многих иных ситуаций также требует написания объяснительной записки. Соответствующие положения имеются в Трудовом кодексе и иных законодательных актах. Так, данный документ может являться сопроводительным при составлении отчета или какого-либо плана. При этом записка содержит пояснительные положения, касающиеся содержания основного документа. В таком случае ее оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Для раскрытия той или иной ситуации достаточно обычного листа бумаги, где указывается должностное лицо, которому адресована объяснительная, и отражаются все обстоятельства.
Записка, как и любой другой документ, имеет обязательные реквизиты. К ним принято относить:
Структура документа включает в себя 2 части: фактическую, которая раскрывает причины его составления, и объяснительную, где указываются причины возникновения сложившейся ситуации.
Как правило, следующие случаи требуют написания записки:
Служебная записка, которая отправляется «по горизонтали», а не вышестоящему руководству, имеет те же реквизиты, что и объяснительная.
Скачать образец объяснительной записки (Размер: 27,0 KiB | Скачиваний: 3 548)
Скачать пример объяснительной записки при нарушении на работе (Размер: 27,5 KiB | Скачиваний: 2 979)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Как написать объяснительную про недостачу?
Мне кажется, тут не объяснительная нужна, а докладная записка на имя директора. Ведь я поняла, что недостача связана с исчезновением товара в тот момент, когда вы не видели. А заодно и охрана пусть пишет - почему недоглядели. А также посмотрите такой пункт - нормы потерь при хранении товаров в магазинах самообслуживания - это именно те нормы. которые с кражей или боем в таких магазинах еще с советских времен связаны - просто определенный процент без оборота списывается вполне законно (это бухгалтер должен знать).
Форма объяснительной такая же, как у заявления и написать её вроде бы просто. Но вопрос: следует ли высказывать в этой объяснительной свои выводы по поводу воровства, поскольку тот, кому все пишут объяснительные, может оказаться в доле, а все эти объяснительные нужны ему, чтобы отчитаться о проделанной работе. Так что объяснительная должна быть по смыслу такая:
Образец объяснительной записки
Объяснительная записка является документом, который объясняет вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения поручения, факт нарушения трудовой или технологической дисциплины.
Также объяснительные записки используются как сопроводительные сообщения и сопровождают основной документ, например план или отчет. В этом случае объяснительная (пояснительная) записка поясняет содержание отдельных положений основного документа, в этом случае записка оформляется на общем бланке организации.
Если объяснительные записки, отражают какие-либо происшествия, сложившуюся ситуацию, то они оформляются на стандартном листе бумаге и адресуются конкретному вышестоящему должностному лицу.
Обязательными реквизитами объяснительной записки являются:
Документ по структуре состоит из двух частей:
Объяснительные записка обычно составляется в следующих случаях:
В случаях, когда необходимо доложить руководству о какие-либо событиях в организации, влияющих на жизнедеятельность организации используются докладные записки. Их отличие лишь в отсутствии логической части, где делаются выводы и предложения.
В случае отправки записки по горизонтали используются служебные записки.
Состав полей служебной записки:
На нашем сайте вы можете скачать образец объяснительной записки.
Что предпринять при обнаружении недостачи, чтобы минимизировать последствия и предотвратить повторения
Автор: Титаева А.В.
Все права сохранены. Разрешается републикация статьи в Интернет при условии получения текста из следующего источника: http://titaeva.ru/archive/articles/text49.zip
Компания, послужившая примером в следующей истории является строительным подрядчиком, но несмотря на это все изложенное будет одинаково полезно любым компаниям, имеющим дело с товарно-материальными запасами.
Как обычно бывает в строительстве, самым предсказуемым событием является неожиданность. На этот раз на первый план вышли задачи снабжения действующих объектов необходимыми материалами для обеспечения непрерывности работ, а организационные вопросы учета товарно-материальных запасов отошли на второй план.
В то время, когда все были спокойны относительно достаточности материалов, руководитель одного из проектов подал служебную записку с запросом закупки материала. Выяснилось, что в бухгалтерском учете отражен требуемый вид материалов в достаточном количестве. Сведения бухгалтерского учета подтверждались данными производственно-технического отдела. Однако кладовщик на складе утверждал, что весь материал был отгружен на объект. Неизбежно встал вопрос куда исчезли материалы.
Трудовые отношения с кладовщиком п редусматривали полную материальную ответственность . Это важный момент при такого рода инцидентах. При отсутствии такого положения в трудовом договоре возможно взыскать только размер среднего месячного заработка виновного лица, к тому же сумма будет удерживаться частями.
Кладовщик сразу занервничал и был неубедителен. Подозрение пало на него. Но никогда нельзя полагаться только на устные пояснения. Кроме того, устные отговорки к акту не приложишь. Поэтому во всех случаях недостачи товарно-материальных запасов нужно как можно быстрее запросить письменные объяснительные от всех сотрудников, кто каким-либо образом по своим трудовым обязанностям был задействован в движении пропавших материалов . Причем нужно запомнить, что требование объяснительной должно быть подтверждено документально. Это значит, что сотруднику вручается письменное требование о предоставлении объяснительной с росписью в получении этого требования. Требовать объяснительную вправе прямой руководитель материально-ответственного лица по установленной в организации системе подчинения. Требование составляется в двух экземплярах, на обоих экземплярах сотрудник должен поставить подпись и дату. И хотя наилучшим вариантом было бы потребовать составления объяснительной немедленно (при таком образе действий можно минимизировать риск предварительного сговора относительно содержания объяснительных или другого искажения объяснений, если имело место умышленное хищение), нужно помнить, что Трудовой кодекс отводит два дня на подготовку объяснений. Если по окончании двух дней сотрудник не предоставит объяснительную, то этот факт должен быть подтвержден отдельным актом.
Одновременно следует провести инвентаризацию на случай ошибок в учете . Опять же распоряжение о проведении инвентаризации не должно иметь только устное волеизъявление руководителя. Генеральный директор выносит приказ о проведении инвентаризации. Приказом назначается инвентаризационная комиссия с председателем во главе. Также в приказе должен быть установлен срок на проведение инвентаризации. С приказом ознакамливаются все члены комиссии и ставят свою роспись.
После того, как комиссия закончит инвентаризацию, результаты должны быть оформлены актом, в котором отражается недостача, если она подтвердилась, с указанием количества и стоимости пропавших товарно-материальных ценностей.
В описываемом случае ситуация развивалась таким образом, что первоначально полученные объяснительные не пролили света, то есть никто не предоставил пояснения причины отсутствия материалов. Инвентаризация показала, что закупка отражена в складском учете в полном объеме, хранение материалов на складе подтверждено. По данным складского учета материал отгружался на объект по запросу руководителя проекта.
Стало понятно, что ответственность за недостачу не может быть возложена на кладовщика, поскольку всё движение материалов зафиксировано, оформлено и подтверждено документально. Учет на объекте не входит в круг обязанностей кладовщика. Как только материалы оказались на объекте полную материальную ответственность за них несет руководитель проекта.
У руководителя проекта была снова запрошена объяснительная с учетом данных, полученных по итогам инвентаризации. Руководитель проекта не опровергал поступление материалов на объект, и пояснил, что материалы хранятся в специально отведенном заказчиком объекта месте. Охрана обеспечивается силами заказчика. Как выяснилось, на объекте полностью отсутствует учет движения расхода материалов. Прораб также письменно подтвердил поступление материалов, пояснил, что расход осуществляется по мере необходимости.
Из повторно запрошенных объяснительных следовало, что существует проблема учета материалов на объекте.
Для поиска причины нехватки материалов была назначена служебная проверка. Аналогично порядку назначения инвентаризации Генеральный директор назначает служебную проверку своим приказом. Служебная проверка направлена на поиск истины поэтому и участвовать в ней должны только компетентные лица, которые способны отвечать за результат - обычно это руководящий состав, компетентный в той области, по которой проводится проверка. На служебную проверку следует отвести определенный срок. Вся работа комиссии должна быть оформлена актом, в котором члены комиссии излагают то, что удалось установить.
В процессе служебной проверки были тщательно опрошены все сотрудники, занятые на объекте, проведены замеры работ. Проверка показала несоответствие нормы расходов, закладываемых в смету, и фактического расходования материала. В документы, выставляемые заказчику (акты КС-2 и справки о стоимости работ КС-3), включались данные по норме. Отсюда следовало, что данные бухгалтерского учета и данные производственно-технического отдела совпадают поскольку оперируют исключительно нормой расхода. Но фактический расход больше.
Проверочные действия выявили проблему отсутствия учета материалов на объекте. Вместе с этим всплыла проблема, существование которой никто не предполагал, это проблема в нормировании расходования материалов.
В рассматриваемой ситуации вины материально-ответственных лиц в недостаче материалов не было. Но когда служебная проверка устанавливает вину материально-ответственного лица, на котором лежит полная материальная ответственность, то нужно позаботиться о предъявлении акта проверки для ознакомления этому лицу . Предъявления акта для ознакомления юридически значимо для взыскания убытков с виновного материально ответственно лица, а поэтому обязательно должно быть подтверждено. Подтверждение предъявления акта для ознакомления может быть отражено либо подписью обвиняемого лица с сопроводительной надписью "С актом ознакомлен" в конце акта либо отдельным актом. Следует помнить, что при отказе от ознакомления составляется акт, подтверждающий этот отказ . По итогам ознакомления с актом служебной проверки следует снова запросить объяснительную, на случай возникновения возражений у обвиняемого лица.
Полная материальная ответственность предполагает возмещение убытков лицом, виновным в недостаче. Зачастую материально ответственные лица не соглашаются добровольно погасить убытки и дело переходит на разбирательство в суд. В суде очень важно иметь документальные подтверждения всех юридически значимых действий . Обвинение материально ответственного лица должно быть справедливым, документально подтвержденным. Положительный исход судебной тяжбы для компании во многом зависит от документального подтверждения. И становится досадно, когда материально ответственное лицо действительно виновно, но суд отказывает компании из-за дефектов документального оформления.
Возвращаясь к ситуации, выбранной в качестве примера, хотелось бы обратить внимание на всю важность организации учета хранения и движения материалов в любом месте их нахождения. Возможность оперативно определить наличие материалов очень важно для контроля за материально ответственными лицами. Управленческие задачи просто невозможно решить, если нужно снова и снова затрачивать время на определение наличия материалов. Кроме того, риск простоя работ по причине нехватки материалов связан со штрафными санкциями, вводимыми заказчиками для стимулирования подрядчика уложиться в срок.
К установлению норм расхода следует подходить разумно и взвешено, не жалея времени на проверку введенных норм. В противном случае будет неисключена ситуация, когда в смету закладывается изначально заниженный расход. Итогом такого упущения является то, что часть работ на объекте заказчика финансируется частично за счет подрядчика.
Решение сложных вопросов не должно быть обязательно очень сложным, как раз наоборот, любой руководитель согласится с тем, что стремление к упрощению действий приводит к значительным результатам и чем проще решаются сложные вопросы, тем легче происходит обучение сотрудников новым действиям. Зачастую выходит, что не ситуация сложная, она просто запущенная. Конечно, если изначально всегда знать как лучше поступить, то тогда бы и сложностей не было, но в быстро меняющихся условиях предусмотреть все заранее очень трудно. Читатель, думаю, согласится, что хотя бы раз в жизни был в ситуации, когда водоворот дел закручивает настолько, что думаешь только о том, чтобы решить текущие дела, которые возникают прямо здесь и сейчас, а дела организационного плана откладываются. Бывает, что требуется много времени на то, чтобы принять и начать делать заранее очевидные вещи, кажется что еще немного и руки дойдут. Но обычно сначала должно что-то произойти, чтобы навык "делать заранее" укоренился в сознании настолько прочно, чтобы вывести на первое место задачи организационного плана.
Подытожив, еще раз остановимся на основных принципах предотвращения возможных недостач:- Применение полной материальной ответственности
- Организация учета хранения и движением товарно-материальных ценностей
- Продумывание и проверка норм расхода товарно-материальных ценностей
- Проведение плановых и внезапных инвентаризаций
- Оперативное реагирование с документальным оформлением юридически значимых действий при обнаружении недостачи:
- Затребование объяснительных в письменном виде
- Проведение инвентаризации
- Назначение служебной проверки.
У знакомых похожая ситуация? Немедленно предупредите! >>
Докладная записка. Текст, составление. Пример, шаблон, образец. Написание. Как составить, написать?
Страницы:
Название 'Докладная записка' происходит от слова 'доложить', то есть сообщить информацию. Ее структура и содержание определяются этим соображением.
Цели составления такого документа:Докладная записка
Получатель
Лицо, которому направляется докладная записка, его должность и ФИО.
Пример . Генеральному директору ООО 'Фома и Ерема', Фоме Евгеньевичу Сомову.
Направлять докладную записку нужно лицу, в чьи компетенции входит решение поднимаемого Вами вопроса, так что перед составлением документа стоит ознакомиться с организационной структурой компании и распределением полномочий.
Права, обязанности и сферы компетенции обычно формулируются в положении о подразделении .
Суть проблемы
Коротко изложите суть информации, которую Вы хотите сообщить. Из этого раздела получатель должен понять серьезность проблемы, получить стимул внимательно прочитать остальной текст.
Пример 1 . Кассир регулярно опаздывает на работу. До открытия кассы работа парализована. Мы теряем клиентов и доходы.
Пример 2 . В помещении архива, содержащего конфиденциальные документы, появляются посторонние люди.
Пример 3 . Я подвергаюсь дискриминации в связи со своими религиозными убеждениями. Я атеист, а мой непосредственный руководитель - фанатично верующий человек. Он оказывает на меня давление.
Подробное описание ситуации
Пример 1 . Процедура обслуживания клиентов в нашей компании включает непосредственную оплату в кассу. Мы начинаем работать с 8:00, так как большинство клиентов заинтересовано в том, чтобы получить наши услуги до начала своего рабочего дня, чтобы потом вовремя успеть на свою работу. Однако, касса бывает закрыта до 9:00 - 9:30. Клиенты вынуждены ждать. Они обратились к нам, рассчитывая успеть на работу, но из-за работы кассы они опаздывают. Такие посетители либо вообще отказываются от наших услуг и уходят сразу, аннулируя заказ, либо не обращаются к нам повторно.
Пример 2 . В связи со свободным рабочим графиком, я регулярно прихожу на работу до начала рабочего времени остальных сотрудников. Я обратил внимание на то, что в это время в помещении архива проводится уборка. Уборщик находится там один. Шкафы с документами запираются, но это - обыкновенные офисные шкафы, не обладающие какими-либо классами защиты. Их легко открыть.
Пример 3 . Мой непосредственный руководитель постоянно напоминает мне, что я не посещаю церковных мероприятий, не венчан со своей женой. Он обращает внимание коллег на то, что я не соблюдаю посты и не отмечаю церковных праздников, и заявляет, что к неверующим людям не может быть доверия, так как они лишены морального стержня. В части оценки моей работы и материального поощрения он также проявляет предвзятость.
Нанесенный ущерб / потенциальные проблемы
Пример 1 . Плохая работа кассы нивелирует все наши конкурентные преимущества, основанные на удобном графике работы. Дополнительная оплата остальных сотрудников за дополнительное рабочее время в утренние часы оказывается напрасной тратой денег. Мы теряем старых лояльных клиентов и не можем привлечь новых.
Пример 2 . Разглашение информации из нашего архива может принести убытки, послужить причиной исков со стороны клиентов, подорвать авторитет нашей компании. Относительно свободный доступ к архиву может быть причиной проблемы для самого уборщика. Если кому-то станет известно, что уборщик имеет возможность ознакомиться с нашими конфиденциальными документами, это может послужить причиной криминального давления на него.
Пример 3 . Описанное отношение ко мне снижает мою работоспособность, служит причиной постоянного стресса, влечет ухудшение моего здоровья. Качество моей работы снижается, производительность падает, что приносит прямые потери компании. В коллективе создается нервозная ситуация, что также не способствует производительному труду.
Перечень нормативных документов - оснований
В некоторых случаях описываемая ситуация не нарушает каких-либо нормативных документов, но содержит в себе опасность или приносит ущерб. Тогда этот раздел опускаем.
Пример 1 . В компании утвержден трудовой распорядок, в соответствии с которым рабочий день начинается в 8:00.
Пример 2 . В компании утверждено положение о конфиденциальности. описывающее порядок хранения и работы с конфиденциальными документами. Сложившаяся практика противоречит этому положению.
Пример 3 . Наше государство является светским. Свобода вероисповедания гарантирована Конституцией. Мне представляется, что дискриминация по религиозным соображениям недопустима.
Предложения
Пример 1 . Прошу Вас обязать кассира вовремя открывать кассу.
Пример 2 . Прошу Вас дать распоряжение об установке системы видеонаблюдения в помещении архива.
Пример 3 . Прошу Вас провести разъяснительную работу с моим непосредственным руководителем, указать ему на то, что его действия противоречат законодательству и наносят вред трудовому климату в коллективе, эффективности работы, имиджу компании, временно (до стабилизации ситуации) взять под личный контроль оценку моей работы и материальное поощрение. Надеюсь на Ваше понимание.
Источники:
, , , ,
Следующие бланки:
24 апреля 2024 года
