Главная » Деловая переписка

Объяснительная об утере документов образец


Объяснительная об утере документов образец

Документирование утери документов

Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова «Развели тут бюрократию!». Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации - процесс весьма объективный.

На 17-й конференции - выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?

International Data Corporation (IDC) - аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира - т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.

Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель (Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Как видим, документ - это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

Хранение документов

Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

1. Типовых перечней.

В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
  • Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).
  • Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

    2. Ведомственных перечней.

    Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

    3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

  • Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (одобр. Советом Федерации 30.10.2002)
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (одобр. Советом Федерации 28.01.1998)
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее - Закон «Об акционерных обществах»).
  • 4. Специальных законов, регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

    Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

    Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г. а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

    5. Иных правовых актов Российской Федерации.

    6. Устава организации.

    7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

    8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).

    Пропажа документов

    В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.

    Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.

    Шаг первый. Пишем докладную записку

    В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

  • перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов
  • обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.
  • Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.

    Пример докладной записки

    Шаг второй. Создание комиссии

    Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105), «в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации».

    В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.

    Пример приказа о создании комиссии

    По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:

  • состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов

    Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

    Акт об утере документов (образец)

    Шаг третий. Анализ причин

    После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:

    например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.

    Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 «Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации», утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

    Результаты инвентаризации оформляются актами, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

    Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и от 27.03.2000 № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией».

    Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:

  • справкой, выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания

    актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.

  • Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.

    Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.

    Меры по восстановлению этих документов

    После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

    Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.

    Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа

    Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом «Об акционерных обществах» (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.

    В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб. на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

    Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

    Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).

    Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

    Фрагмент номенклатуры дел

    Как видим, документирование пропавших документов - процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.

    Е.Г. Юсипова, член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»

    только для жителей Москвы и МО Васина Т.Б.

    юрист на сайте Хоружий И.И.

    юрист на сайте Сакунова Ю.А.

    юрист на сайте Иванушкина Д.И.

    юрист на сайте Плясунов К.А.

    юрист на сайте Белоусов С.Н.

    юрист на сайте Даньшов И.И.

    юрист на сайте Маилова О.А.

    юрист на сайте Дерипаска А.И.

    юрист на сайте Миндзар Ф.В.

    юрист на сайте Фалалеева Е.В.

    юрист на сайте Дюваль К.М.

    юрист на сайте Первая Правовая Компания

    юрист на сайте

    Здравствуйте, уважаемый гость!

    Сейчас на сайте 103 юристa.

    Какой у Вас вопрос?

    Картинки по запросу объяснительная записка об утере документов образец

    Заявление, паспорт, на месяц, справку 1написать заявление в гибдд об утере документа, в замен вам выдадут временные права. Вопрос: лишение прав за встречку на 4 мес. Вопрос: что делать если потеряла паспорт, а через неделю нужно лететь на самолёте. Вопрос: как снять с учёта автотранспорт которого нет в наличии. Ответ: прошу выдать мне дубликат пропуска, который по моей неосторожности был непреднамеренно уничтожен при бытовых обстоятельствах в нерабочее время, в связи с утратой вышеуказанного документа. При этом надо оплатить госпошлину за временные права 2через 30 дней. Ответ: даже не надейтесь получить новый паспорт в посольстве узбекистана, обычная постановка на миграционный учет, ни вида на жительство, так как вы не имеете на это право у вас нет ни рвп. Вопрос: помогите написать текст объяснительной об утери пропуска. А ты, дружище, раз. Вопрос: как сменить узбекский паспорт в россии в 25 лет. Вопрос: народ подскажите пожалуйста что делать если улетел в отпуск и потерял паспорт, как улететь на самолете обратно домой. Напишите мне в личку, причину и название этой инструкции. У вас если мозгов нет, то не хер человека в заблуждение вводить, или если вы с законодательством родной страны не знакомы. Права категории в ты восстановишь по утере за 2 месяца. Вопрос: составьте объяснительную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере письма-инструкции, ответ: при каких обстоятельствах произошла утеря. Заявление о потере паспорта вы написали спустя некоторое время после его потери. Ответ: потому что документ это. Вопрос: написал заявление об утрате документов, что делать, сегодня нашлись. Машина здесь ни при чём, вы не её потеряли, а документы. Я утерял автодокументы и в другом регионе. Вопрос: как написать объяснительную записку об утере документа. Перейти в мрео сказать что документы утеряны восстановить документы и снимать с учета без авто. Что надо сделать при утере. Ответ: скажи - пьяный был - дурным - не помню верните мне мою бумажку конечно, их же будут искать, а потом надо будет делать новый паспорт и уплата штрафа. Кто то взял миллион кредитов на ваш паспорт понимаете ли в чем дело. В полиции дают справки об этой пропаже и их нужно предъявлять в тех. А объяснительными обкладываться особо и не нужно. Как действовать в данной ситуации. Я не поняла причину утери. В этот промежуток времени могло. Ответ: нет можете возместить, но это будет считаться дополнительным доходом подотчётника. Вопрос: потеря паспорта, почему через пол года вызывают в прокуратуру. Пропуск был оставлен со весми документами в поликлиники. Там только рады будут идете в отдел и забираете заяву. Вопрос: что нужно для восстановления водительских прав, ответ: а причина рот и хорошие навыки владения языком. Обращаться за ним надо туда же, куда с оформлением нового паспорта. Шел на работу в кормане у меня имелось портмоне черного цвета, 100, с-во о рег тс, придя в офис я выяснил что портномне в котором находились права. Ответ: тебе надо без машины ехать в свой регион с паспортом для восстановления документов. Придти в отделение и забрать заяву. Ответ: более грамотно, это выполнить требования гимназии. Вопрос: как написать объяснение по утере прав, ответ: на стакане был не помню. Ответ: дубликаты документов можно получить в мрэо, тем более если их утилизировать, а снять с учета можно и без предъявления транспортного средства. С этой суммы удержать ндфл и естественно в налоговом учёте эта компенсация в затраты не пойдёт.

    Объяснительная записка об утере документов образец

    Документирование утери документов

    добавлено: 04-07-2012

    просмотров: 12145

    Документов в любой организации создается великое множество. И когда в организации для совершения определенных действий требуют оформить несколько документов, нередко приходится слышать от сотрудников ставшие такими привычными слова Развели тут бюрократию!. Так-то оно так. Но следует учитывать тот факт, что рост объема документооборота в каждой организации - процесс весьма объективный.

    На 17-й конференции - выставке по электронному документообороту и автоматизации управления DOCFLOW 2011 (которая проходила в мае 2011 г.) в одном из выступлений было отмечено, что, по экспертной оценке IDC*, с 2009 по 2020 г. рост информации увеличится в 44 раза, а это означает, что увеличится количество и объем документов, обеспечивающих процесс управления. А при увеличении объема документов на первый план выходит проблема их сохранности. Ведь нередко случается так, что документы пропадают. И причины тому могут быть разные: невнимательность или халатность сотрудников, форс-мажорные обстоятельства. Что же делать в таких ситуациях?

    International Data Corporation (IDC) - аналитическая фирма, специализирующаяся на исследованиях рынка информационных технологий. Является подразделением компании International Data Group. Штаб-квартира - т, Массачусетс. По собственным данным, на IDC работают более тысячи аналитиков в пятидесяти странах мира.

    Как всегда, постараемся начать с самого начала, т. е. посмотрим, что же собой представляет документ. Документ, документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать**.

    **ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

    Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель***.

    ***Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации.

    Как видим, документ - это информация, которая фиксируется, во-первых, для подтверждения каких-то фактов, а во-вторых, для сохранности этой самой информации об этих фактах, поэтому пропажа каких-либо документов всегда таит в себе серьезные проблемы для любой организации. Так как же правильно хранить документы?

    Хранение документов

    Обязанность хранить документы определяется законодательством Российской Федерации, а перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

    1. Типовых перечней.

    В настоящее время при определении документов, подлежащих хранению, а также сроков их хранения используют следующие утвержденные типовые перечни:

    Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

    Перечень содержит 1003 статьи о хранении документов, а учитывая, что часть статей имеет обобщенное название тех или иных видов документов, то на практике количество видов документов, подлежащих хранению, значительно больше.

    Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182).

    Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

    2. Ведомственных перечней.

    Ведомственные перечни разрабатываются конкретным ведомством.

    3. Законов, регулирующих деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в той или иной организации. Приведем некоторые из законов:

  • Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ О государственных и муниципальных унитарных предприятиях (одобр. Советом Федерации 30.10.2002)
  • Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011) Об обществах с ограниченной ответственностью (одобр. Советом Федерации 28.01.1998)
  • Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ Об акционерных обществах (далее - Закон Об акционерных обществах).
  • 4. Специальных законов . регулирующих ту или иную деятельность, например Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.

    Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность не менее пяти лет. Ответственность за сохранность указанных документов несет руководитель организации.

    Следует учитывать, что данный закон утратит свою силу с 1 января 2013 г. а вместо него вступит в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете . в соответствии с которым несколько изменяются сроки хранения бухгалтерских документов.

    5. Иных правовых актов Российской Федерации.

    6. Устава организации.

    7. Внутренних документов юридического лица, например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом организации.

    8. Решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации).

    Пропажа документов

    В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.

    Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.

    Шаг первый. Пишем докладную записку

    В случае пропажи документов сотрудник, обнаруживший пропажу, должен направить докладную записку руководителю организации. Докладная записка должна содержать следующую основную информацию:

  • перечень документов, которые пропали (если он установлен), или просто наименование тех или иных документов
  • обстоятельства, при которых была обнаружена пропажа документов.
  • Ведь очень часто случается так, что, например, компетентные органы запрашивают при проверке оригиналы документов. Сотрудник, сопровождающий работу компетентных органов, обеспечивает сбор документов, запрашивая их в соответствующих структурных подразделениях, которые осуществляют их хранение. И если на такой запрос документы не будут предоставлены, то следует направить докладную записку руководителю организации о пропаже документов. На основании записки руководитель узнает о пропаже документов и решит, как действовать в той или иной ситуации.

    Пример докладной записки

    Шаг второй. Создание комиссии

    Как правило, на основании докладной записки руководитель организации принимает решение о создании комиссии для расследования причин пропажи или гибели документов, установления четкого перечня тех документов, которые пропали (погибли), определения путей их восстановления. При этом следует заметить, что иногда создание комиссии может быть предусмотрено правовым актом Российской Федерации или внутренними локальными нормативными актами организации. Так, в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР 29.07.1983 под № 105),

    в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

    В каждом случае утраты или гибели документов приказом организации создается комиссия для расследования факта утери или гибели документов организации. В члены комиссии включают: руководителя соответствующего структурного подразделения, ответственного за хранение пропавших документов, представителя юридической службы, представителей иных структурных подразделений, а также представителя службы безопасности.

    Пример приказа о создании комиссии

    По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт с указанием причины утраты или гибели подлинников документов организации и перечнем таких документов. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому его можно составить в произвольной форме. Но при этом акт должен содержать следующие данные:

  • состав комиссии, которой было поручено провести расследование причин гибели документов
  • причины утраты документов
  • перечень документов, которые утрачены
  • ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту).
  • Акт подписывается председателем и всеми членами комиссии, утверждается руководителем организации, после этого приобщается к передаваемому на хранение дубликату утерянного или утраченного документа организации, а в номенклатуре дел в разделе Примечание делается отметка о наличии не оригинала, а дубликата документа.

    Шаг третий. Анализ причин

    После того как комиссией будет составлен акт о причинах утраты документов и определен перечень этих документов, необходимо особое внимание обратить на причины утраты:

    например, в соответствии с п. 2 ст. 12 Закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете, в случае пожара, стихийного бедствия и в других чрезвычайных ситуациях необходимо провести инвентаризацию.

    Инвентаризация проводится для оценки стоимости утраченного имущества. Необходимость проведения инвентаризации определяют юристы и бухгалтерия. Для проведения инвентаризации приказом организации создается рабочая комиссия. Для этого используется унифицированная форма № ИНВ-22 Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

    Результаты инвентаризации оформляются актами*, которые после проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете.

    * Формы данных актов утверждены постановлениями Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации и от 27.03.2000 № 26 Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

    Для признания в целях налогообложения прибыли в качестве внереализационных расходов, уменьшающих полученные доходы, материальные потери от пожара, стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств необходимо документально подтвердить:

  • справкой . выданной соответствующим органом о произошедшем чрезвычайном обстоятельстве, например, пожар может быть подтвержден справкой Управления Государственной противопожарной службы, протоколом осмотра места происшествия и актом о пожаре, которыми утверждается причина возгорания
  • актом инвентаризации, в котором нужно зафиксировать стоимость утраченного имущества.
  • Если документы были украдены, то необходимо обратиться в отделение внутренних дел по месту нахождения вашей организации для проведения соответствующего расследования.

    Если были утрачены первичные учетные документы, необходимо уведомить об этом ИФНС.

    Меры по восстановлению этих документов

    После того как комиссия определила, какие документы были утрачены и причины их утраты, должны быть приняты меры по восстановлению этих документов. В случае утраты подлинника документа соответствующее структурное подразделение или члены комиссии инициируют и осуществляют все необходимые действия в целях получения надлежащим образом оформленного дубликата утерянного документа.

    Здесь тоже возможно несколько вариантов действий в зависимости от видов утраченных документов. Можно направить письмо контрагенту с просьбой восстановить утраченные документы.

    Пример письма контрагенту с просьбой изготовить дубликаты утраченного документа

    Если утеряны документы в акционерных обществах, хранение которых предусмотрено Законом Об акционерных обществах (ст. 89), а также Положением о порядке и сроках хранения документов (утв. постановлением ФКЦБ России) от 16.07.2003 № 03-33/пс (п. 2.1), вашей организации необходимо обратиться в Федеральную службу по финансовым рынкам (ФСФР) за получением копий этих документов. Но, сразу предупредим, ФСФР может оштрафовать вашу организацию.

    В соответствии с ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ неисполнение акционерным обществом обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об акциорнерных обществах, о рынке ценных бумаг и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, а также нарушение порядка и сроков хранения таких документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 руб. на юридических лиц - от 200 000 до 300 000 руб.

    Если утерян какой-либо организационно-распорядительный документ, а руководитель организации отказывается подписать восстановленный документ без проведения расследования, то тогда необходимо будет провести расследование причин утраты по всем правилам, для чего создается комиссия и выявляются причины утраты, и потом направить служебную записку руководителю с просьбой подписать дубликат организационно-распорядительного документа. Т Как правило, при утере документов изготавливают дубликаты, выдача отдельных видов которых предусмотрена нормативно-правовыми актами. Но в некоторых случаях возможно изготовление заверенной копии утраченного документа, например, такая возможность предусмотрена п. 3.4 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс).

    Если утерян бухгалтерский документ, то можно обратиться в ИФНС с просьбой о выдаче копии или в банк, который имеет оригинал утраченного документа (при утере финансовых документов).

    Следует заметить, что после восстановления утраченных документов хранению подлежит дубликат или заверенная в установленном порядке копия документа, о чем делается соответствующая отметка в номенклатуре дел организации.

    Фрагмент номенклатуры дел

    Как видим, документирование пропавших документов -процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.

    Популярные статьи по теме:

    Объяснительная по утере документов - скачивание разрешено.

    Последнее обновление: 11.03.2012

    Скорость скачивания: 5740 Кб/сек.

    За утерю документа, выданного ГАИ - штраф 0,2 МРОТ. ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ ОБ УТЕРЕ ПРОПУСКА -Propusk. Библиотека - Форум - Обмен документами. Объяснительная записка об утере документов. Ссылку на объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников (сами записки прилагаются к акту). Так и пиши когда и при каких обстоятельствах утерял водительское удостоверение. Сколько стоит восстановление водительских прав при краже, утери, порче? Как написать объяснительную записку об утере документа? Объяснительные на утерю номеров, документов, не вовремя поставил на учет и т.п. Может кто видел где или у кого есть? Список документов следующий: • Документ, удостоверяющий личность. Вроде бы ещё нужно будет написать объяснительную, об обстоятельствах утери.

    Источники:
    www.sekretariat.ru, www.9111.ru, www.euromobile.ru, www.ippnou.ru, pravum.kg

    Следующие бланки:


    26 мая 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Письмо о снижении цены образец (просм 662)
  • Письмо просьба о выделении средств образец (просм 450)
  • Образец доверенности в полицию (просм 371)
  • Письмо о назначении встречи образец (просм 348)
  • Образец благодарственного письма родителям от классного руководителя (просм 322)

  • Последние материалы:

  • Образец апелляционной жалобы ненадлежащее уведомление
  • Образец апелляционной жалобы на постановление
  • Образец дополнительной апелляционной жалобы
  • Образец кассационной жалобы в президиум областного суда
  • Образец жалобы на действия должностного лица