Главная » Рекомендации по составлению

Журнал входящих писем образец


Журнал входящих писем образец

Зачем нужен журнал регистрации входящих документов и как его вести

Входящая корреспонденция любой организации подлежит обработке и учету. Все поступающие документы принимаются секретарем или делопроизводителем, сортируются и передаются адресатам после присвоения регистрационного номера. Большинство крупных организаций уже перешли на системы электронного документооборота. Там же, где такие программы еще не внедрены или объем принимаемой почты невелик, факт ее поступления фиксируется в журнале регистрации входящих документов. Журнал ведется в электронном или бумажном виде и содержит записи о принятой корреспонденции, независимо от способа ее доставки.

Немного о правилах регистрации корреспонденции

Регистрация писем проводится в день их поступления в канцелярию. Ежедневно в офисы приходят десятки, а бывает, сотни всевозможных конвертов, пакетов, электронных сообщений, включая и «спам»: газеты, буклеты и прочие бесполезные бумаги. Конечно же, все это регистрировать не нужно. Почту, не имеющую отношения к деятельности фирмы, необходимо отфильтровывать, а документы, поступившие «по делу» - сортировать на подлежащие и не подлежащие регистрации.

Перечень документов, которые сразу передаются в подразделения, минуя регистрационную книгу, обычно прописывается в инструкции по делопроизводству.

По общим же правилам не регистрируются поступившие в адрес фирмы:

  • коммерческие предложения и рекламные материалы
  • поздравительные письма и телеграммы
  • приглашения для участия в форумах, выставках и программы проведения мероприятий
  • печатные издания
  • личная корреспонденция
  • анонимки и письма от юридических лиц, не имеющие подписи, печати или какого-нибудь другого идентифицирующего отправителя реквизита
  • административно-хозяйственная, бухгалтерская документация.
  • Исключения - официальные приглашения на совещания и документы из последнего пункта списка, поступившие вместе с сопроводительным письмом. Все остальные бумаги, касающиеся непосредственно работы организации, требующие рассмотрения и ответа, обязательно заносятся в журнал регистрации.

    Отсюда первое правило: каждый важный документ должен быть зарегистрирован.

    Так как некоторые документы поступают в офис неоднократно, разными способами (например, в скане по e-mail с дальнейшей доставкой оригинала), нужно следить, чтобы информация об одном и том же письме не дублировалась. Если копия письма уже зарегистрирована, то пришедшему следом оригиналу присваивается тот же номер. Это второе правило: каждое письмо регистрируется только один раз. Выполнение этого правила помогает избежать путаницы в бумагах и не плодить лишние запросы.

    Правило третье: регистрационный номер документа должен быть уникальным. Недопустимо регистрировать под одним и тем же входящим номером разные писем. Именно по уникальному коду идентифицируется конкретный документ и в дальнейшем отслеживается его судьба.

    Содержание журнала

    Перейдем непосредственно к вопросу заполнения регистрационной книги. Журнал регистрации входящих документов бланка, установленного нормативными актами и единого для всех организаций, не имеет. В этом вопросе предприятие вольно устанавливать свою форму и включать в журнал столько полей, сколько ему необходимо.

    Конечно же, главные требования к журналу нужно соблюдать:

  • заводится единый журнал для всей подлежащей регистрированию корреспонденции, поступающей на предприятие
  • нумерация документов в книге сквозная, начинается заново каждый год (при этом новый журнал заводить не обязательно, можно продолжать в той же книге).
  • Что касается количества и наименования столбцов, все зависит от специфики организации, порядка делопроизводства, наличия системы контроля за исполнением документов.

    Обязательно в книге должны быть графы, позволяющие вести минимальный учет поступившей корреспонденции:

  • регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой код, присваиваемый письму при приеме в порядке поступления присвоенный номер дублируется на самом документе, в правом нижнем углу на штампе-отметке о поступлении
  • входящая дата, которая также проставляется на штампе о приеме документа
  • корреспондент – информация об отправителе письма
  • название или содержание документа – из записи должно быть понятно, о чем идет речь
  • адресат – подразделение или лицо, которому адресовано письмо, с отметкой о передаче.
  • Если входящих документов много, чтобы не терять важные бумаги предусматриваются графы для внесения исходящих реквизитов письма (дата, номер, которые ему присвоил отправитель). Это помогает не «задваивать» идентичные документы (вспоминаем второе правило).

    При строгом учете делается отдельный столбец для указания количества страниц документа и перечня имеющихся приложений. Если в организации принято отслеживать исполнение переданных в работу писем, не помешает информация об исполнителе, сроке исполнения и отметка об окончании работы с документом. Еще можно выделить поле для примечаний.

    Электронный или бумажный?

    Как видите, содержание журнала можно варьировать с учетом особенностей делопроизводства организации. Остается еще один вопрос: в каком виде вести регистрационную книгу, в ПК или на бумаге?

    Многие до сих пор ведут журналы по старинке, в тетрадках. При малом объеме входящих этот способ вполне жизнеспособен. Но отследить судьбу какой-либо бумаги затруднительно: чтобы найти документ, порой нужно пролистать полкниги. Поэтому в крупных организациях от бумажных журналов давно отказались, и ведут учет в компьютерных файлах. Можно электронный журнал регистрации входящих документов скачать или создать самостоятельно в Excel или Word. Эти программы позволяют проводить поиск, сортировку, устанавливать необходимые фильтры. В таблице удобно разместить гиперссылку на сканированную копию документа. Доступ на редактирование таких журналов, если они хранятся на внутрисетевом сервере организации, предоставляется одному-двум сотрудникам, ответственным за прием и обработку корреспонденции.

    Однако в некоторых случаях необходим и бумажный журнал - регистрировать особо важные документы с длительными сроками хранения. Физический вариант журнала в этом случае оправдан, так как обеспечивает более надежную сохранность данных, чем электронные носители информации.

    Обратите внимание:

    Журнал регистрации приказов по личному составу: требования к качеству бланка, правила оформления и ведения. Производственная необходимость регистрации приказов по личному составу. Отдельные журналы для отпусков и больничных.

    Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство

    Журнал регистрации входящих документов обязательно ведется в каждой организации. Это необходимый элемент полноценного управления.

    Twitter

    Мой мир

  • учитывать, систематизировать, обрабатывать поступающую корреспонденцию
  • своевременно исполнять решения руководства
  • контролировать деятельность сотрудников по внутренним и внешним вопросам
  • проводить продуктивную справочную работу по документам.
  • Заполняет журнал секретарь, референт, делопроизводитель или офис-менеджер. В случае отсутствия ответственного за регистрацию входящих документов сотрудника его функции выполняет назначенное руководством лицо.

    Руководство определяет самостоятельно:

  • в какой форме будет проходить регистрация входящих документов: бумажной или электронной
  • какие графы (с учетом обязательных) включить в журнал.
  • Содержание статьи:

    Бумажная форма журнала регистрации входящих документов

    Бумажная форма журнала регистрации входящих документов – изготовленная типографским способом книга формата А 4.

    Страницы сделаны в форме таблицы. Обычно предусмотрена возможность вписывать необходимые конкретному работодателю графы.

    Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами. Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка.

    Электронная форма журнала

    Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

    Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ. Однако существует возможность простого искажения информации о дате поступления письма, исполнителе, резолюции. Поэтому бумажная форма журнала предпочтительней.

    Система электронного документооборота

    Современный способ регистрации входящей корреспонденции – система электронного документооборота.

    Для каждого документа создается карточка. Существует возможность контроля исполнения резолюции.

    В СЭД подстерегает опасность доступа к документам лиц, которые не имеют к конкретному вопросу никакого отношения. Хотя у сотрудников есть отдельные странички с паролями, злоумышленники в состоянии их взломать.

    Для снижения вероятности ознакомления с документами ограниченного доступа крупные организации нашли выход. Во всех структурных подразделениях ведутся бумажные журналы регистрации входящей корреспонденции. СЭД используется только для распорядительных документов: распоряжений, приказов руководства.

    Основные графы журнала регистрации входящих документов

    Существуют основные графы журнала:

  • регистрационный номер
  • дата документа
  • вид документа
  • корреспондент
  • содержание
  • исполнитель.
  • Регистрационный номер – уникальный набор цифр (букв и цифр), который присваивается входящему документу.

    Рекомендуются использовать трехчастную структуру:

  • первая цифра – код структурного подразделения (по штатному расписанию)
  • вторая цифра – код журнала регистрации входящей корреспонденции (по номенклатуре дел организации или структурного подразделения)
  • третья цифра – порядковый номер документа.
  • Цифры в регистрационном номере разделяются тире или косой чертой. Простой пример. Код структурного подразделения – 100. В номенклатуре журнал регистрации стоит под номером 25.

    Регистрационные номера входящих документов этого подразделения будут выглядеть:

  • 100-25/01 (вариант – 100-25-01)
  • 100-25/02
  • 100-25/03 и т.д.
  • Дата документа – день, месяц, год его поступления в организацию (подразделение). После занесения всех необходимых данных в журнал на самом документе ставят в правом нижнем углу регистрационный номер и дату. Пример: Вх. № 100-25/01 от 15.01.2014.

    В статье (тут ) порядок смены юридического адреса ООО.

    Входящая корреспонденция может быть внутренней и внешней. Основные виды документов :

  • письма
  • телеграммы
  • заявления
  • служебные записки
  • объяснительные записки
  • распоряжения
  • справки.
  • Дополнительные графы журнала регистрации входящих документов

    Для полного контроля исполнения проблемного вопроса в журнал рекомендуется включать дополнительные графы:

  • резолюция
  • отметка об исполнении.
  • После рассмотрения входящего документа руководитель пишет на нем резолюцию.

    Эта надпись – способ административного воздействия – включает не только фамилию исполнителя, но и конкретное поручение: что необходимо сделать.

    Резолюция переписывается полностью в журнал регистрации. Информация помогает отслеживать правильность выполнения поручения руководителя. Возможны варианты резолюции, которые подразумевают различные действия исполнителя:

  • Иванову П.П. Для ознакомления
  • Иванову П.П. Собрать информацию
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить черновой вариант ответа
  • Иванову П.П. Собрать информацию, подготовить ответ, отправить до 01.02.2014.
  • Отметка об исполнении – это итоговый результат работы с конкретным входящим документом. Часто здесь пишут только слово «Выполнено». Делать так не рекомендуется. Подробная информация поможет в будущем избежать неприятных ситуаций.

    Полезно включить в журнал регистрации графу «Дата резолюции ». Информация покажет, когда руководитель рассмотрел входящий документ. Характерный пример. Секретарь зарегистрировал письмо в день его поступления – 27.01.2014. У руководителя появилось время прочесть его только 30.01.2014.

    <p >Решение обозначенной в письме проблемы затягивается. Но виноват не исполнитель, не секретарь, а руководитель, который не смог рассмотреть документ в день его регистрации. Увидеть подобную ситуацию поможет графа «Дата резолюции».

    Для отражения в журнале полной информации о корреспонденте рекомендуется включить графу «Исходящий номер, дата документа ». По этим данным можно быстро найти необходимое письмо. Когда во входящем документе исходящий номер отсутствует, пишут «б/н» (без номера).

    В журнал также допускается включение граф

  • в дело №
  • примечание
  • способ доставки документа
  • количество листов документа.
  • В образце журнала регистрации входящих документов приводятся примеры правильного заполнения его граф.

    Основные правила заполнения журнала

    До начала работы с журналом на титульной странице следует написать название организации и дату.

    Когда определенная книга регистрации входящей корреспонденции полностью заполняется, записывают дату окончания журнала.

    На второй, третьей страницах журнала обычно находится информация о лицах, ответственных за регистрацию входящей корреспонденции. Здесь приведены данные:

  • Ф.И.О.
  • должность
  • документ о возложении обязанности вести журнал (приказ, распоряжение)
  • период работы
  • подпись.
  • В новости (ссылка ) о том, как рассчитать производительность труда одного работника.

    С четвертой страницы журнала начинается собственно регистрация документов. До начала работы книгу полностью нумеруют. Выдергивать страницы из нее запрещается. Срок хранения – 5 лет. Журнал – это не документ строгой отчетности: прошивать его необязательно.

    Регистрация входящей корреспонденции ведется на принципах:

  • Своевременности. Входящий документ должен быть зарегистрирован в день поступления в организацию (структурное подразделение). Иногда приказом срок регистрации увеличивают до 3 дней
  • Однократности. Документ регистрируют 1 раз, присваивая уникальный номер
  • Полноты информации. Например, правильное заполнение графы «Содержание»: об уменьшении урожая картофеля в 2012 г. в связи с использованием устаревшего оборудования. Если написать здесь кратко «о картофеле», смысл входящего документа будет утерян
  • Сквозной нумерации в пределах одного календарного года.
  • Список нерегистрируемой корреспонденции прописывается в инструкции по делопроизводству, утверждается приказом. Обычно в него входят поздравительные телеграммы, письма, рекламные буклеты, печатные издания (книги, газеты, журналы).

    Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

    "Отдел кадров коммерческой организации", 2012, N 3

    ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО

    Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

    Что регистрируем?

    В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

    Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

    - рекламные материалы (листовки, программы, проспекты)

    - информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления

    - поздравительные письма и телеграммы

    - пригласительные билеты.

    Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

    Входящие документы

    Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

    Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

    Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично") и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" <1>.

    <1> Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.

    Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз - в день их поступления.

    Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка "Лично"), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

    Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

    - наименование организации

    - очередной порядковый номер

    - дату поступления.

    В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

    Отметка может проставляться от руки:

    ┌──────────────────────────────────────┐

    │ ООО "Февраль" │

    │ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │

    └──────────────────────────────────────┘

    Журнал регистрации входящих документов

    О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. уже начато рассмотрение в предыдущей статье. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности .

    Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД). Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

    Бумажный журнал регистрации входящих документов

    Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте. Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

    Исходят обычно из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы,
  • обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, деловые письма. приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности ), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.,
  • регистрация проводится в одном месте,
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.
  • Образец журнала регистрации входящих документов с примером его заполнения (допускается удалить, добавить или изменить наименование графы):

    Программа учета

    Программа учета Удобный ЖУРНАЛ - электронный журнал регистрации корреспонденции, входящих и исходящих писем.

    Форма журнала регистрации разработана с целью максимально ускорить процесс ведения журналов учета на рабочем месте.

    На сайте представлены 3 версии программы Удобный ЖУРНАЛ . portable версия для Windows XP и выше, версия Удобный Журнал 2 с современным интерфейсом для Windows 7 и выше, а также веб-приложение, работающее совместно с Удобным Журналом 2.

    Программы можгут быть частично или полностью переделаны в соответствии с требованиями Вашей организации .

    Более подробная информация в разделе Цены

    Журналы регистрации писем

    3 версии для любых задач

    Удобный Журнал XP

    Программа может работать без установки на компьютер: достаточно просто скопировать файлы из архива в любую папку, либо запускать программу с внешнего носителя - флешки.

    Удобный Журнал 2

    На сайте www.eremsoft.com для загрузки доступна последняя версия программы Удобный Журнал 2.

    Удобный Журнал 2 имеет современный интерфейс и более широкие возможности по сравнению с программой Удобный Журнал:

  • Раздельная регистрация входящих и исходящих писем
  • Связывание писем между собой и проход по цепочкам
  • Неограниченное количество вложений
  • Поддержка многопользовательского вэб-интерфейса
  • Веб-приложение Удобный Журнал 2

    Веб-приложение Удобный Журнал 2 работает совместно с десктоп-приложением Удобный Журнал 2, которое позволяет управлять аккаунтами пользователей веб-приложения и является для веб-приложения административной консолью.

    Источники:
    moyafirma.com, lawyer-consult.ru, hr-portal.ru, delo-ved.ru, eremsoft.ru

    Следующие бланки:


    16 января 2018 года

    Комментариев пока нет!
    Ваше имя *
    Ваш Email *

    Сумма цифр справа: код подтверждения



    Популярные статьи:

  • Письмо о снижении цены образец (просм 181)
  • Письмо о назначении встречи образец (просм 90)
  • Образец написания отчета о проделанной работе (просм 85)
  • Образец письмо любимому солдату в армию (просм 82)
  • Письмо об оказании материальной помощи образец (просм 79)

  • Последние материалы:

  • Образец апелляционной жалобы ненадлежащее уведомление
  • Образец апелляционной жалобы на постановление
  • Образец дополнительной апелляционной жалобы
  • Образец кассационной жалобы в президиум областного суда
  • Образец жалобы на действия должностного лица