Как написать рекомендательное письмо организации?
Рекомендательное письмо организации – это официальное письмо, характеризующее определенную компанию и дающее рекомендации для нее. Образец оформления подобного письма можно скачать ниже.
Рекомендательное письмо относится к информационным письмам. В данном случае указывается информация об организации, позволяющая сформировать общее представление о ней.
Подобный документ может быть оформлен по запросу компании, которая обращается к своим партнерам с просьбой оценить ее и дать рекомендации. Полученное рекомендательное письмо организация может использовать с целью привлечение новых партнеров, покупателей, поставщиков.
При составлении нужно придерживаться структуры, представленной в этой статье .
На заметку! Предлагаем также скачать образцы рекомендательных писем для сотрудника – скачать. для водителя – скачать. для бухгалтера – скачать. для студента – скачать .
Как написать рекомендательное письмо организации?
При предъявлении письма определенному адресату, его реквизиты нужно отразить в правом верхнем углу.
В левом верхнем может указываться исходящий номер документа (если он присваивается) и дата оформления.
Документ должен иметь заголовок и подпись лица, от имени которого составлено письмо.
При написании рекомендаций для организации в качестве этого лица выступает руководитель организации.
В тексте нужно указать название организации, для которой пишутся рекомендации.
Далее дается характеристика этой компании: оценивается профессионализм персонала, насколько грамотные специалисты в ней трудятся, отмечается стабильность компании, надежность, постоянное развитие и расширение, дружелюбное отношение к партнерам.
На основании изложенной информации даются рекомендации на эту компании, указывается, на сколько выгодна работа с организацией.
Примерный вариант написания подобного письма можно скачать ниже.
Скачать образец рекомендательного письма – ссылка .
Как написать благодарственное письмо – образец
Укажите ваш e-mail. В таком случае персонализация идет в обращении и в тексте письма обращаетесь к адресату на вы: когда обращаются к руководителю с целью поблагодарить всю организацию за предоставление услуг, кому адресуется благодарность: когда обращаемся к коллективу с благодарностью, возможностей, в тексте нужно уточнить, не лишним будет в тексте перечислить персоналии но не более 5,7человек: уважаемые коллеги.
Образцы написания благодарственное письмо
Деловое письмо: правила написания и способы доставки
01.06.2010 | С.В. Иванова
Бухгалтер бюджетного учреждения для выполнения своей работы должен знать не только план счетов бюджетного учета и то, какими проводками отражаются хозяйственные операции, но и быть специалистом. Важным навыком квалифицированного бухгалтера является умение подготовить и оформить деловые письма в вышестоящие организации или официальные обращения во властные органы. О том, как это сделать и что следует учесть бухгалтеру, мы расскажем в этой статье.
Я Вам пишу&hellip
На первый взгляд кажется, что в написании делового письма нет ничего сложного. Но часто мы заходим в тупик уже после написания первых слов &ldquoУважаемый Иван Иванович. &rdquo. А потом еще долго пребываем в творческих муках, созерцая пустой экран монитора.
Тем не менее, существуют как гласные, т. е. официально принятые в обществе и на государственном уровне, так и негласные правила написания деловых писем.
Но прежде чем сесть за написание письма, следует провести некоторую подготовительную работу.
Во-первых, нужно точно представлять, кому будет адресовано письмо. Необходимо знать:
- точное название организации
- должность адресата
- фамилию, имя и отчество адресата.
Не полагайтесь на свою память или записи в старой телефонной книге, ведь они могут оказать медвежью услугу. Так, например, секретарем одного крупного предприятия была допущена ошибка в написании редкого и достаточно сложного отчества руководителя, вследствие чего оно приобрело иной, не совсем приличный смысл.
Кроме того, в наше время перемен и реформ многое меняется не только в деятельности бюджетных учреждений, но и у их контрагентов, т. е. в коммерческих организациях. В качестве примера приведем реальный случай, произошедший с менеджером одной российской транспортной компании. Ему было поручено подготовить письмо руководителю фирмы-партнера, и он, понадеявшись на свою память, в письме указал должность руководителя фирмы и ее название, не ведая, что в компании за сравнительно короткий срок произошли серьезные структурные изменения. В результате получилось, что автор письма неумышленно &ldquoпонизил&rdquo руководителя в должности.
Очевидно, что такие &ldquoляпы&rdquo не приводят к установлению надежных партнерских отношений между учреждением и организациями-контрагентами.
Поэтому обязательно позвоните в фирму и вежливо уточните всю необходимую информацию.
Доброе начало - половина успеха
В &ldquoнауке&rdquo написания деловых писем уже сформировались определенные традиции того, какая фраза должна быть &ldquoстартовой&rdquo.
В качестве начала делового письма принято использовать следующие типовые фразы:
настоящим подтверждаем получение Вашего письма № 24/1 от 18.07.07.
с благодарностью подтверждаем получение каталогов продукции Вашей уважаемой фирмы
мы ссылаемся на ранее проведенные переговоры по этому вопросу.
в подтверждение нашего запроса высылаем Вам.
мы рады сообщить Вам, что.
в дополнение к нашему письму № 12 от 12.12.05 сообщаем Вам реквизиты Получателя платежа
согласно Вашей просьбе мы произведем поставку товара уже на следующей неделе.
При этом заключительными фразами могут быть:
В ожидании Вашего ответа
Остаемся с глубоким уважением
Мы благодарим Вас за проявленное внимание к нашей продукции
Просим Вас извинить нас за причиненные Вам хлопоты
Тем самым мы считаем данный вопрос урегулированным
Надеемся, что смогли помочь Вам в решении данной проблемы
В надежде на развитие с Вами хороших деловых отношений
В заключение хотели бы еще раз выразить Вам искреннюю благодарность
С глубоким почтением
С глубоким уважением
С уважением.
В зависимости от того, кому адресовано письмо, каково его содержание, и следует выбирать ту или иную фразу для начала письма и его завершения.
О чиновниках и партнерах
Особое внимание при подготовке текста делового письма должно быть уделено тому, куда оно будет направлено: в органы государственной власти (налоговая инспекция, прокуратура, органы местного самоуправления, судебные инстанции и т. п.) или поставщикам, подрядчикам, с которыми установлены или предполагается установить партнерские отношения.
Для чиновников
Письма в государственные и муниципальные органы власти любого уровня требуют более тщательной подготовки.
Такие письма должны быть написаны строго по установленной форме. Свободная форма и вольный стиль написания недопустимы, поскольку подобное письмо просто не будет принято к исполнению. Нередко официальные органы доводят до нижестоящих организаций форму писем, которую следует выдерживать при письменном к ним обращении.
Стиль письма, адресованного представителям власти и иных официальных органов, должен быть исключительно официально-деловым. При этом недопустимы никакие &ldquoвольности&rdquo вроде &ldquoс приветом&rdquo, &ldquoс дружеским приветом&rdquo, &ldquoждем скорейшего решения данного вопроса&rdquo, &ldquoв ожидании Вашего согласия&rdquo и проч. В официальных государственных службах это будет воспринято как моветон.
Для такого стиля характерны ясность, лаконичность и точность изложения. По своей сути язык официальных документов - это своеобразный набор клише и штампов. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, да и саму подготовку официального письма. Для официальной корреспонденции типичны следующие словосочетания:
принять незамедлительные меры, поставить в известность, известить в кратчайшие сроки, обеспечить надлежащее исполнение
установить регулярный контроль за качеством продукции
возложить ответственность за исполнение на.
согласно приказу. на основании устного распоряжения.
в связи с вводом в эксплуатацию нового комплекса
ввиду отсутствия.
по причине несвоевременной отгрузки партии товара и т. п.
В официальном письме, прежде всего, следует стремиться к четкому и краткому изложению существа дела, соблюдая нейтральность тона. Не стремитесь проявить свою незаурядную творческую индивидуальность и демонстрировать высокий интеллектуальный уровень, используя одно придаточное предложение за другим. Строя сложноподчиненные предложения, вы рискуете растерять смысл письма.
Кроме того, если письмо предполагает наличие приложений, то не стоит ограничиваться простым указанием на их количество, например &ldquoПриложения: на 18 листах&rdquo. Все приложения к письму следует перечислить, присвоив им соответствующий порядковый номер.
Не следует экономить свои силы и время, делая ссылку на приложения! Весьма важно писать полное наименование документа так, как оно звучит в прилагаемом оригинале. Сокращения здесь также не допускаются. Напротив наименования документа следует указать количество страниц. Затем после полного перечня документов в приложении указывается общее количество страниц всех приложений.
Все эти мероприятия позволят при необходимости проконтролировать чиновников, не дать им шанса отложить ваше письмо, сославшись на какую-то неточность или отсутствие необходимого документа.
В качестве примера письма в государственные органы можно привести следующий текст:
Уважаемый Аркадий Семенович!
Сообщаем, что на основании заявки в Московском комитете по регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним произведена государственная регистрация договора аренды помещения по адресу: г. Москва, улица Красногвардейская, корп. 8 за № 77-01/00-02/29741 (договор аренды прилагается).
Просим Вас внести соответствующие изменения в карту постановки на учет.
Приложения: Договор аренды № 77-01/00-02/29741 на 12 страницах.
С уважением,
Директор государственного учреждения А.И. Зайцев
Партнерам
Деловые письма юридическим лицам (предприятиям, компаниям и т. п.) принято писать либо от третьего лица единственного лица, например: организация сообщает, уведомляет, примет все необходимые меры&hellip и т. д. либо от первого лица множественного числа: уведомляем Вас, пересылаем в Ваш адрес партию каталогов, направляем по Вашей просьбе.
Многие организации, стремясь создать свой узнаваемый фирменный стиль, в дополнение к государственным стандартам по оформлению документов разрабатывают свои внутренние инструкции по делопроизводству. Так, например, многие увеличивают нижнее поле документов, где пропечатывается колонтитул, что, в свою очередь, позволяет быстро найти этот документ в электронном виде. Кроме того, в последнее время получила распространение практика, когда при подготовке договоров, контрактов и соглашений оставляют большее, чем обычно, нижнее поле документа. Такая практика связана с тем, что по правилам делопроизводства каждый отдельный лист документа должен быть завизирован сторонами, подписывающий такой документ.
Деловое письмо должны сопровождать следующие реквизиты:
1. Шапка письма (наименование организации-адресата, ИНН/КПП, почтовый адрес, номера телефонов, факса, банковские реквизиты (при необходимости)).
2. Дата и номер документа.
3. Указание адресата (название фирмы, должность, Ф.И.О. должностного лица).
4. Заголовок к тексту письма или основной мотив его содержания.
5. Обращение.
6. Текст письма.
7. Заключительная формула вежливости.
8. Подпись (перед подписью указывается название фирмы и должность уполномоченного лица, подписавшего письмо. Если письмо было подготовлено другим сотрудником, то обязательно указывается Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя).
9. Приложение. Наличие приложения (приложений) указывается внизу письма слева. Далее сообщается о виде приложения, указывается названия приложений и количество страниц.
Одна цель - одно письмо
В случае направления одному адресату одновременно нескольких деловых писем целесообразно подготовить отдельные письма по каждому вопросу.
Например, учреждение получило заказ - офисную мебель. При разгрузке товара обнаружились некоторые дефекты качества товара. Учреждение намерено обратиться к поставщику с целью исправления дефектов (замены брака), а также хочет просить о том, чтобы следующая партия товара пришла на 10 дней раньше. В таком случае подготавливаются два отдельных письма. Первое письмо будет, соответственно, рекламацией, а второе - просьбой. Разделять подобные темы просто необходимо, поскольку это позволит не только отследить судьбу какого-либо вопроса, но и значительно облегчит его решение, т. к. просьба о досрочной поставке или, наоборот, претензия к качеству не затеряются в переписке, а будут увидены и, скорее всего, удовлетворены другой стороной.
Если в одном письме необходимо осветить нескольких связанных между собой вопросов, то изложение каждого вопроса лучше вести в отдельном абзаце.
От простого к сложному
Согласно ГОСТу различают простые и сложные деловые письма.
Простые письма, как правило, не требуют специального юридического или административного согласования. Объем такого письма не должен превышать одного - максимум двух машинописных листов.
Сложные письма обычно посвящены вопросам, требующим детального изложения ситуации, ее анализа, оценки, развернутой аргументации, формулировки выводов. Такое письмо может иметь объем в несколько страниц, но не более четырех.
О сестре таланта и вежливости
Ко всему вышесказанному можно добавить, что идеальное деловое письмо - это письмо, написанное на одной странице. К этому надо стремиться.
Кроме того, если в письме есть ссылка на ранее присланные/сделанные заказы, претензии, платежи, документы, спецификации и пр. то целесообразно приложить к письму копии этих документов. Тем самым вы проявите вежливость по отношению к вашему адресату, избавив его от лишних усилий. Ведь ему не нужно будет после получения такого письма поднимать архивы, искать нужный документ в делах. Исключение составляют те случаи, когда документ, письмо и т. п. на которое делается ссылка, одинаково хорошо известен двум сторонам из предыдущей переписки, проведенных телефонных переговоров и т. д. В этом случае будет излишне прилагать еще раз копию данного документа.
А теперь - доставка&hellip
Написав письмо, следует продумать способ его доставки адресату. В настоящее время наиболее доступными способами отправки корреспонденции являются: отправка письма по факсу (факсимильная связь), через отделение почтовой связи, курьером и через специальные курьерские службы.
У каждого способа есть свои преимущества и недостатки. Рассмотрим их подробнее.
Отправка по факсу
Факсы, по сути дела, являются просто быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Факсы являются официальными документами, подлежащими регистрации и исполнению, как если бы это было обычное деловое письмо.
В современном деловом мире около 80% объема всей корреспонденции осуществляется с помощью факсимильной связи, которая обеспечивает высокую оперативность.
На практике очень часто факсы подкрепляются отправкой оригинала письма. Это необходимо, например, при решении финансовых вопросов, запросах в банк, для предоставления документов строгой отчетности, т. е. во всех тех случаях, когда требуется оригинал письма с печатью и подписями уполномоченных лиц, который подшивается к делу.
Оригинал письма можно отправить по почте заказным письмом с уведомлением. Сроки доставки такого письма по России - одна-две недели. Еще неделей позже к вам придет уведомление о вручении документа адресату. В данном случае столь большие сроки не имеют особого значения, поскольку работа над документом (исполнение документа) производится на основе факса. Оригинал документа является лишь необходимым &ldquoследом&rdquo в делах.
Отправка через отделение почтовой связи
Этот вид отправления удобен тем, что не надо стоять в очереди на почте. Достаточно наклеить марки и бросить письмо в почтовый ящик. И хотя в последнее время почтовая связь работает достаточно эффективно, но не рекомендуем важное деловое письмо отправлять без гарантии и без подтверждающей квитанции об отправке и доставке.
Но в определенных случаях этот способ очень удобен. Например, для отправки поздравительных открыток, подписанных актов выполненных работ (речь идет об услугах сторонних организаций: доставка воды, письменный перевод, хранение архива, услуги телефонной связи), которые, в свою очередь, нам также приходят по почте.
Использование курьера для деловой переписки - очень удобный способ, который позволяет быстро и дешево доставлять письма и деловые пакеты.
Здесь главное - предоставить курьеру точные и исчерпывающие инструкции, поскольку курьерами работают, как правило, или совсем молодые люди, мало заинтересованные в своем труде, или пенсионеры, трудящиеся для дополнительного заработка. Многие из них плохо знают город, другим не хватает коммуникативных навыков для того, чтобы самостоятельно разрешить какую-либо проблему, возникшую в связи с доставкой письма (контактного лица не оказалось на месте, не может дозвониться по телефону, перепутал адрес или название фирмы и т. п.).
Поэтому подготовьте курьеру подробную пошаговую инструкцию, начертите план местности, предоставьте максимальное количество контактных телефонов, обговорите с ним возможные варианты его действий в разных случаях: план А, план Б&hellip Да, нудно. Но если не дать четких инструкций, курьер может потратить целый день, но так и не вручить письмо адресату.
Курьерская экспресс-служба (срочное отправление и доставка документов, грузов) (TNT, DHL, UPS)
Офисы этих крупных международных компаний экспресс-доставки располагаются в Москве и во многих других крупных российских городах.
Такая доставка незаменима и крайне необходима при отправке срочных документов за границу или в другие удаленные города. Экспресс-почте можно доверить и особо важные документы, например кредитные договоры.
С.В. Иванова,
психолог, бизнес-тренер, г. Москва
Благодарственное письмо. Образцы благодарственных писем
Укажите ваш e-mail. Когда же хотят поблагодарить сотрудника или коллектив своей компании, когда нужно поблагодарить за вклад, значимый в масштабах компании, то лучше обращаться от имени руководителя: такой вариант лучше использовать в исключительных случаях. В таком случае персонализация идет в обращении и в тексте письма обращаетесь к адресату на вы: когда обращаются к руководителю с целью поблагодарить всю организацию за предоставление услуг, возможностей, в тексте нужно уточнить, не лишним будет в тексте перечислить персоналии но не более 5,7человек: уважаемые коллеги, кому адресуется благодарность: когда обращаемся к коллективу с благодарностью. Во многом это зависит от повода для написания благодарственного письма и от адресата. Предлагаем пошаговую инструкцию написания благодарственного письма. Прекрасный способ сказать спасибо. Если же коллектив многочисленный, то не стоит перечислять всех поименно, а лучше назвать руководителя коллектива: уважаемые коллеги. Далее нужно указать, кто кого благодарит. Некоторые компании имеют специальные положения о благодарственных письмах, где прописываются правила и нормы оформления этих видов писем, а также критерии, по которым работники могут поощряться благодарностью. Благодарность можно адресовать как одному человеку, так и коллективу, организации, руководству. Это один из возможных способов сказать человеку или организации спасибо в более торжественной форме. Затем необходимо конкретизировать, что удалось особенно хорошо. Уместно при персональном обращении. Благодаря вашему профессионализму, целеустремленности и лидерским качествам, а в этом году выиграло международный грант, наше предприятие заняло достойное место среди конкурентов на рынке консалтинговых услуг. Тем не менее, написание писем с благодарностью не всегда дается легко. А уже в тексте письма уточнять, какой коллектив благодарят. Без перспективы будущих взаимоотношений благодарственное письмо приобретает оттенок прощания: оформить благодарственное письмо можно на бланке письма организации как типографским способом, так и при помощи компьютера непосредственно при оформлении письма. И чем индивидуальнее будет эта часть, созидательный труд, а не только как качественный винтик в гигантской бизнес-машине: позвольте поблагодарить вас за значительный личный вклад в развитие предприятия, лояльность и преданность зао, что его ценят как человека, тем сильнее адресат почувствует. Кроме того, такое обращение не соответствует нормам официально-делового стиля. Я как руководитель очень благодарен коллективу научно-редакторского подразделения издательства. Следует избегать обращений со слов. Нужно всегда благодарить людей за их добрые дела, чтобы они продолжали их творить в дальнейшем.
Благодарственное письмо образцы написания
Где в интернете можно посмотреть примеры написания деловых писем?
Маргарита Мастер (2285) 6 лет назад
КАК СОСТАВИТЬ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО
(Рекомендации)
”Деловые письма предназначены не для того,
чтобы вызвать восхищение читателя,
а чтобы его убедить и победить… ”
(Из французского пособия деловым людям)
Как быстро и правильно сформулировать запрос, сделать предложение, обосновать претензию?
Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям.
Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Официальный язык должен отличаться точностью и красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.
По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:
Ввиду срочности заказа…
В связи с уточнением плана прибыли…
Согласно вашей просьбе…
Согласно распоряжению начальника управления… .
В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность тона.
Деловые письма юридических лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации… ) излагаются:
от третьего лица единственного числа (фирма “уведомляет”, “сообщает”, “просит”, “предупреждает”, “примет меры”…)
или
от первого лица множественного числа (“сообщаем”, “предупреждаем”, “направляем”, “отказываемся”, “просим”. ).
Деловые письма рекомендуется составлять лишь по одному какому-то вопросу. При составлении письма следует сначала “набросать” логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.
Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая из двух частей:
в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,
во второй части – предложения, просьбы, решения, распоряжения.
uchcom.botik.ru/educ/clerk/Office-work/letter.ru.html
Источники:
, , , ,
Следующие бланки:
25 апреля 2024 года
