Должностная инструкция секретаря образец

Должностная инструкция секретаря руководителя

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря руководителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя "________" (далее - "организация").

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя организации.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно ____________.

1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:

- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства

- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений

- организацию делопроизводства

- методы оформления и обработки документов

- архивное дело

- машинопись

- правила пользования приемно-переговорными устройствами

- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм

- основы этики и эстетики

- правила делового общения

- основы организации труда и управления

- правила эксплуатации вычислительной техники

- основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:

- правилами внутреннего трудового распорядка

- приказами и распоряжениями руководителя организации и непосредственного руководителя

- настоящей должностной инструкцией

- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя осуществляет следующие обязанности:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.

Ведет контрольно-регистрационную картотеку.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА

Секретарь руководителя имеет право:

3.1. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь руководителя несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством.

5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6.1. Секретарю руководителя для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

Должностная инструкция секретаря

Чем полезна профессия секретаря? Прежде всего тем, что развивает в человеке следующие личностные качества, интересы, склонности:

Образец должностной инструкции (обязанностей) секретаря

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Секретаря относят к категории технических исполнителей.

1.2. Секретаря назначают на должность и освобождают от нее по приказу генерального директора компании.

1.3. Секретарь непосредственно подчиняется начальнику структурного подразделения компании/генеральному директору /.

1.4. Во время отсутствия секретаря его обязанности и права переходят к другому должностному лицу, о чем объявляют в приказе организации.

1.5. Назначается на должность секретаря лицо, которое отвечает следующим требованиям: образование — неполное высшее, высшее, специальное среднее, знание офисной техники (копир, факс, принтер, сканер), программ Microsoft Office (Excel, Word), стаж аналогичной работы от полугода.

1.6. Секретарь руководствуется в собственной деятельности:

— данной должностной инструкцией

- законодательными актами Российской Федерации

- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом компании, прочими нормативными актами компании

- распоряжениями и приказами начальства.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет такие должностные обязанности:

2.1. Производит работу по организационно-техническому обеспечению распорядительной административной деятельности начальника.

2.2. Принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение начальника, передает ее в структурные подразделения или конкретным исполнителям соответственно с принятым решением для применения в процессе работы или подготовки ответов.

2.3. Принимает личные заявления и документы на подпись начальника.

2.4. Отвечает на телефонные звонки, передает и фиксирует служебную информацию начальнику, организует для начальника проведение телефонных переговоров.

2.5. Составляет запросы, письма, другие документы по поручению начальника.

2.6. Исполняет работу по подготовке совещаний и заседаний, которые проводятся начальником (сбор материалов, которые необходимы, регистрация и оповещение участников о месте и времени проведения, повестке дня), оформляет и ведет протоколы совещаний и заседаний.

2.7. Проводит контроль за исполнением изданных приказов и распоряжений работниками предприятия, а также за соблюдением времени исполнения поручений и указаний начальника, которые взяты на контроль.

2.8. Снабжает рабочее место начальника нужными канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, которые способствуют эффективной деятельности начальника.

2.9. Содействует оперативности рассмотрения предложений и просьб работников, организует прием посетителей.

2.10. Формирует дела соответственно с утвержденной номенклатурой, снабжает их сохранность и сдает в архив в установленные сроки.

2.11. Организует командировки начальника: заказывает железнодорожные и авиабилеты, бронирует гостиницы.

2.12. Исполняет особые служебные поручения непосредственного начальника.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, включая конфиденциальную, в объеме, который необходим для решения конкретных задач.

3.2. Представлять начальству предложения по улучшению работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению начальника от подразделений предприятия и иных специалистов документы и информацию, которые необходимы для исполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от начальства создать нормальные условия для исполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, которые образуются в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в границах компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь ответственен:

4.1. За неисполнение или некачественное исполнение должностных обязанностей, которые предусмотрены этой должностной инструкцией, — в границах, которые установлены трудовым ныне действующим законодательством РФ.

4.2. За несоблюдение действующих приказов, инструкций и распоряжений по сохранению конфиденциальной информации и коммерческой тайны.

4.3. За нарушение внутренних правил трудовой дисциплины, трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности.

Секретарь — работник, который ведает деловой перепиской, делами отдельного учреждения или лица лицо, которое ведет протокол заседания, собрания выборный начальник организации должностной ответственный руководитель текущей деятельности какого-нибудь органа или учреждения. Секретарь необходим каждой организации, и следовательно, образец должностной инструкции (обязанностей) секретаря пригодится всякой компании. Важно прописать четко должностные обязанности секретаря, которые совсем не ограничиваются милыми улыбками и приемом звонков. Данный образец адаптирован для должностной инструкции секретаря начальника — главы департамента, генерального директора, директора филиала и так далее.

Должностная инструкция секретаря руководителя

1. Общие положения

Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.

На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Секретарь руководителя назначается и освобождается от должности директором предприятия по представлению _________________________.

Секретарь руководителя должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства

структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений

организацию делопроизводства

методы оформления и обработки документов

архивное дело

машинопись

правила пользования приемно-переговорными устройствами

стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации

правила печатания деловых писем с использованием типовых форм

основы этики и эстетики

основы административного права и законодательства о труде

правила внутреннего трудового распорядка

правила и нормы охраны труда

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

2. Должностные обязанности

Секретарь руководителя:

осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия

принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов

ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений

принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия

подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя

следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование

организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи

по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем

выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний

осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль

ведет контрольно-регистрационную картотеку

обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе

печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных

организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив

копирует документы на персональном ксероксе

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

3. Права

Секретарь руководителя имеет право:

получать от специалистов структурных подразделений предприятия информацию, необходимую для осуществления своей деятельности

представлять на рассмотрение своего непосредственного руководства предложения по вопросам своей деятельности

требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

4. Ответственность

Секретарь руководителя несет ответственность:

за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, - в соответствии с действующим трудовым законодательством

за правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, - в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством

за причинение материального ущерба - в соответствии с действующим законодательством

__________________________________________________________

__________________________________________________________.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом N ___ на основании _________________________.

Должностная инструкция секретаря

В статье предлагаем скачать образец должностной инструкции секретаря (офис-менеджера). Образец для скачивания можно найти в конце статьи. Приведенным примером можно воспользоваться для составления собственной должностной инструкции. Кроме того, в этом помогут рекомендации, представленные в тексте статьи.

Сначала необходимо разобраться, что же такое должностная инструкция? Это документ, который определяет права, обязанности, функции и степень ответственности работника предприятия, который занимает определенную должность, перед работодателем.

Для чего же необходим такой документ, как должностная инструкция?

1. Для правильного и полезного распределения обязанностей.
2. Для обеспечения своевременного и надежного выполнения поставленной задачи.
3. Для определения функциональной взаимосвязи работников и их взаимоотношений.
4. Для определения прав сотрудника.
5. Для повышения моральных и материальных стимулирований сотрудников.
6. Для организации равномерной загрузки сотрудников.

При разработке должностной инструкции опираются на:

Это все прописывается абсолютно в любом документе, определяющем права и обязанности для работников каких-либо должностей.

Предлагаем также ознакомиться с образцами должностных инструкций для таких работников, как:

Образец должностной инструкции секретаря

Теперь рассмотрим, как составить должностную инструкцию для секретаря или по-современному офис-менеджера.

Должностная инструкция офис-менеджера должна включать такие разделы как:

1. Общие положение.

В данном разделе должна отображаться информация о том, кто принимает на работу, кто может быть принят на должность секретаря или офис-менеджера, кому подчиняется секретарь, чем он должен руководствоваться в своей работе, что должен знать, кто несет ответственность за работу во время его отсутствия.

2. Функции.

В этом разделе описаны основные функциональные обязанности работника, принятого на должность офис-менеджера (секретаря).

Основные функции секретаря: 

Это общие функции, которые должны выполнять секретари любых предприятий. Однако в зависимости от предприятия эти функции могут расширяться.

3. Должностные обязанности.

Здесь рассмотрены основные обязанности секретаря. Должностные обязанности непосредственно вытекают из функций, рассмотренных в пункте 2.

4. Права.

Здесь указывается, на что может претендовать работник в должности секретарь.

Секретарь имеет право на:

5. Ответственность.

Пункт посвящен ответственности секретаря перед работодателем. Примерный образец должностной инструкции секретаря можно скачать по ссылке ниже.

Должностная инструкция офис-менеджера (секретаря) – скачать .

Скачать должностную инструкцию секретаря в формате Word

Должностная инструкция секретаря – это вид официальной документации, регулирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимосвязи и полномочия работника организации на конкретной занимаемой должности. Должностные обязанности секретаря-машинистки разрабатываются руководящим органом конкретного подразделения. Должностная инструкция секретаря-руководителя на должность, которая находится в прямом подчинении начальства всей организации, разрабатывается и утверждается руководителем предприятия. На иные должности обязанности утверждаются заместителем соответствующего подразделения. Оригинальный бланк должностной инструкции секретаря-референта должен находиться в отделе кадров. Кроме того, необходимо предоставить копию оригинала непосредственному руководству функционального подразделения и работнику. Разработка должностной инструкции секретаря школы осуществляется на основании соответствующего положения о подразделении определенного функционала.

Должностная инструкция секретарей – смысл содержания

Источники:
www.docstandard.com, biznes-prost.ru, obrazec.org, blandoc.ru, dolznostnye-instrukcii.ru

Следующие бланки:

• Заявление на увольнение с неиспользованным отпуском образец
• Рапорт полиция образец написания