Реестр трудовых книжек образец

Книга учета трудовых книжек

Система делопроизводства любого предприятия предусматривает строгий учет и контроль движения документов. Это касается не только бухгалтерских отделов и канцелярии, но и кадровой службы организации. На всех сотрудников, принимаемых на работу, должны быть заведены личные дела, а также оформлены трудовые книжки. Специалист отдела кадров ведет строгий контроль прибытия/выбытия этих документов посредством заполнения Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для постановки документа на учет его необходимо зарегистрировать в предусмотренной законом специальной форме – Книге учета трудовых книжек. В данном реестре отражаются процедуры по созданию, отправлению, получению документов сотрудников организации.

Срок хранения книги учета определен Перечнем типовых управленческих документов (утвержден 25.08.2010 года Министерством культуры РФ), и составляет 75-летний период.

Правила отражения сведений в книге учета

Разработанная Министерством труда РФ (от 10.10.03 № 69) типовая форма документа включает тринадцать граф. Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников

новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников

выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.

Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления.

Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней.

Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.

Согласно ГОСТу Р 6.30-2003, п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, цифры должны быть вписаны таким образом: значения числа и месяца – двумя, а года – четырьмя арабскими цифровыми символами.

Графа 5: должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.

Графа 6: здесь вносятся серии и номера трудовых книжек (и вкладышей к ним). При этом бланки документов, оформленные в разные годы, имеют некоторые особенности и отличия. Так в книжках образца 1938 года отсутствуют сведения о серии и номере документа, что отражается в книге учета в виде прочерка. Образцы книжек 1974 года имеют обозначения серии в виде букв и римских цифр и семизначного номера. Документы современного периода (с 2003 года) имеют буквенное обозначение серии и 7-значный номер.

Графа 7: содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник. Данные трудового договора (статья 57 ТК) должны быть отражены в первичных документах по оплате труда (приказе о приеме на работу, табеле учета рабочего времени, личном деле) и трудовой книжке. В некоторых случаях вместо должности может быть указана трудовая функция работника.

Графа 8: содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.

Графа 9: отражает информацию о реквизитах распорядительного документа (приказа, распоряжения) или прокола собрания, которые являются основанием для приема сотрудника на должность. Графа заполняется при регистрации трудовых книжек, а при оформлении вкладышей ссылки на приказы не отражаются.

Графа 10: должна содержать подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.

Графа 11: отражает оплаченную принимаемым работником денежную сумму, которую необходимо внести при оформлении нового бланка трудовой книжки и вкладыша. В иных случаях в графе ставится прочерк: при предъявлении ранее оформленных документов, либо в ситуациях, когда стоимость бланка с работника не взимается (устанавливается Правилами внутреннего распорядка предприятия).

Графа 12: должна быть заполнена при увольнении сотрудника. Здесь необходимо поставить дату последнего дня работы.

Графа 13: следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу (статья 62 ТК).

Например, в ситуации, когда после направления работнику письменного уведомления о необходимости явиться на предприятие и забрать трудовую книжку, данное лицо не отреагировало на извещение, либо предоставило отказ от получения. В этом случае в графах 12 и 13 должны быть отражены сведения о:

дате и номере уведомления (телеграммы, письма), отправленного в адрес работника

дате отправки документа почтой.

Квитанции и финансовые документы, которые были выданы почтовым отделением при отправке уведомления и трудовой книжки, подшиваются в дело специалистом кадровой службы.

Требования, предъявляемые к книге учета

Реестр учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть оформлен с учетом определенных требований:

иметь твердый переплет, прошитые нитками страницы

иметь нумерацию всех листов книги. Прошивка страниц должна быть зафиксирована на последнем листе книги, где концы шнура заклеиваются листком бумаги

иметь сургучную печать или пломбу. Печать должна фиксировать край листка бумаги, концы шнура и обложку. Пломбирование устанавливается на выступающие концы шнура

необходимо наличие заверительной подписи ответственного лица, с указанием количества пронумерованных и прошнурованных листов.

Право заверения книги учета трудовых книжек принадлежит только руководителю организации.

Бланк книги учета движения трудовых книжек скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 1 059)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Журнал учета трудовых книжек и его образец

Вопрос от Дубровской Валентины: Каким требованиям должен соответствовать журнал учета движения трудовых книжек? Можно ли увидеть его образец? Спасибо.

Ответ: Журнал учета трудовых книжек должен отвечать таким требованиям:

• журнал следует вести в твердой обложке, страницы прошить нитками, ведь он в работе много лет и подлежит сохранению в архиве в течение пятидесяти лет

• страницы журнала необходимо пронумеровать заранее, еще до начала его заполнения

• журнал следует прошнуровать, а концы шнурка приклеить бумагой к внутренней стороне его обложки

• журнал следует опечатать сургучной печатью или опломбировать. Печать по правилам должна захватывать часть бумаги, концы шнурка, из-под него выступающие, и обложку журнала. Ежели вместо сургучной печати Вы используете пломбу, ставьте ее на концы шнурка, которые выступают из-под бумаги. В данном журнале нельзя использовать оттиски печатей компании и отдела кадров.

• журнал должен иметь заверительную надпись, в которой следует указать прописью и цифрами количество страниц, пронумерованных и прошнурованных. Журнал подписывается руководителем компании.

Образец журнала учета движения трудовых книжек здесь

Учет и хранение трудовых книжек

Содержание

Учет трудовых книжек

Трудовые книжки, вкладыши в них, а также их бланки подлежат учету в организации. Учет заполненных трудовых книжек и вкладышей в них ведется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а учет бланков этих документов - в приходно-расходной книге.

Книги учета трудовых книжек нумеруются, прошнуровываются, заверяются подписью руководителя организации и скрепляются печатью.

Журнал регистрации трудовых книжек

Журнал учета трудовых книжек, как правило, ведется сотрудником отдела кадров. В ней осуществляется регистрация всех трудовых книжек, оформленных впервые, а также принятых от поступающих на работу сотрудников.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Приходно-расходную книгу, как правило, ведет бухгалтер. В нее заносится информация о полученных и выданных бланках трудовых книжек и вкладышей в них. Основной раздел журнала состоит из 12 граф:

в первую графу записывается регистрационный номер документа

во 2-4 графах указывается дата (число, месяц, год арабскими цифрами) прихода/расхода бланка трудовой книжки либо вкладыша в нее

в 5 графу вносится наименование контрагента, от кого получены бланки либо кому они отпущены

в 6 графе указывается название, номер и дата документа - основания получения / выдачи бланков

в 7-8 и 10-11 графах указывается серия и номер приобретенных / отданных бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а в 9 и 12 графах - сумма покупки / продажи.

Хранение трудовых книжек

Трудовые книжки хранятся у работодателя, выдаются на руки сотруднику при увольнении. За их получение работник расписывается в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.

Если трудовые книжки по каким-то причинам не забираются при увольнении, они хранятся в отделе кадров в течение двух лет, отдельно от книжек работающих сотрудников, затем передаются в архив организации и хранятся там в течение 50 лет. По истечению этого срока они подлежат уничтожению.

Бланки трудовых книжек и вкладыши в нее в необходимом количестве также хранятся в организации.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовые книжки и вкладыши к ним хранятся в кадровом отделе организации, таким образом, акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в рамках передачи дел кадровому сотруднику. В акте обязательно приводится перечень передаваемых трудовых книжек с указанием ФИО владельца книжки, наличия или отсутствия вкладышей, а также состояния трудовой книжки. Бланки трудовых книжек также подлежат передаче и отмечаются в акте, который составляется в присутствии специально назначенной комиссии и скрепляется подписями членов комиссии и заинтересованных сторон. В акте указываются ФИО и должности стороны, которая передает книжки и сотрудника, который принимает.

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

После заключения трудового договора работник передает работодателю свою трудовую книжку. Руководитель делает в ней соответствующую запись о приеме сотрудника на работу.

После этого он обязан зарегистрировать бланк переданной трудовой книжки в специальном журнале – книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Для чего нужен этот документ

Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно. Так как трудовые книжки и вкладыши в компании подлежат обязательной регистрации, они должны отражаться в этом журнале. Причем учитываются не только книжки сотрудников, которые их уже имеют, но и сотрудников, только начинающих свой трудовой путь и поэтому только заводящих книжку в организации. Для второй категории пустой бланк книжки выдается в компании.

Именно в журнале по учету движения трудовых работодатель и регистрирует все поступившие в компанию книжки с последующим отражением пути их перемещения.

Наряду с этим журналом обязательно наличие приходно-расходной книги . В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.

Назначение ответственного лица

Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании.

Приказ составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

ФИО и должность лица, назначаемого ответственным

обязанности в отношении журнала

ФИО и должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.

В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу . В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

В случае, когда происходит смена ответственного лица, обязательной является следующая процедура:

составление акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним. В нем отражается фактическое наличие бланков, в том числе и невостребованных книжек уволенных работников

издание нового приказа о назначении ответственного лица.

Как выглядит, кем и каким образом заполняется форма акта выполненных работ, читайте здесь .

Требования к журналу

При оформлении документа нужно учитывать следующее:

желательно ведение журнала в твердом переплете – в связи с длительным сроком его хранения

страницы должны быть пронумерованы

журнал должен быть прошит, но прошивка должна быть сделана таким образом, чтобы концы шнура можно было оклеить бумагой с внутренней стороны журнала

с обратной стороны на нем ставят пломбу или сургучную печать. Причем печать нужно поставить определенным образом – она должна частично попадать на бумагу, шнур и сам журнал, также следует обратить внимание, что на этом журнале не проставляется ни печать компании, ни печать отдела кадров

на оклеенной бумаге в конце журнала проставляется завершительная надпись руководителя компании, в которой указывается количество прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрой и прописью).

Правила заполнения

Журнал по учету трудовых состоит из 13 граф . При их заполнении следует соблюдать ряд простых правил (далее графы обозначены порядковым номером):

1 – это порядковый номер регистрируемой трудовой книжки или вкладыша. Причем трудовые книжки и вкладыши не разделяются, а регистрируются подряд.

2, 3, 4 – дата, месяц, год оформления сотрудника на работу (без сокращения, арабскими цифрами). Чаще всего в документах можно встретить различия в датах. В трудовом кодексе прописано, что трудовая книжка заводится на сотрудника, отработавшего в организации более пяти дней. А в правилах ведения трудовых книжек – что ее заполнение на вновь принятого работника производится в течение недельного срока (то есть в течение семи дней). Для того чтобы не возникало разночтений, в журнале рекомендуется проставлять дату приема сотрудника на работу.

5 – ФИО ее владельца без сокращений.

6 – Серия и номер книжки. Здесь есть ряд особенностей трудовых книжек, выпущенных в разные периоды:

образец 1938г. – здесь отсутствуют эти данные, поэтому в данной графе нужно поставить прочерк

образец 1974г. – здесь серия указана как сочетание букв и римских цифр (например, АТ–V и далее номер, состоящий из семи цифр)

образец 2003г. – это новейшие бланки, где серия обозначена как ТК (для вкладышей – ВК), и далее номер, также состоящий из семи цифр.

7 – указывается должность в соответствии со штатным расписанием: если таковой нет, то возможно внесение записи о конкретной трудовой функции.

8 – указывается наименование структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием.

9 – дата и номер документа, на основании которого сотрудник зачислен в штат.

10 – роспись специалиста (как правило, это сотрудник отдела кадров), который принял от сотрудника книжку.

11 – сумма средств, которая была оплачена работником за данный бланк. Этот раздел заполняется в случаях, когда работодатель выдает пустой бланк сотруднику, поступившему на работу впервые. При этом компания взимает с него ровно столько, сколько потратила на его покупку.

Но если компания располагает финансовыми возможностями, и на общем собрании было принято решение, что пустые бланки выдаются таким работникам безвозмездно (обязательно прописав данное решение во внутренних локальных документах), то данную графу оставьте пустой или проставьте прочерк.

Последние две колонки заполняются только при увольнении владельца трудовой книжки.

12 – дата выдачи увольняющемуся сотруднику трудовой книжки и вкладыша.

13 – увольняющийся работник своей подписью подтверждает факт, что трудовая книжка ему выдана на руки.

Следует отметить: если в последний день работы сотрудник отказывается забрать трудовую или нет возможности выдать ее на руки, то работодатель обязан направить по месту регистрации работника уведомление о необходимости прибыть за книжкой или же дать письменное согласие на отправку ее почтой.

Порядок исправления ошибок

При заполнении формы журнала от руки нередки различные описки и ошибочно внесенные данные. Поэтому требуется их грамотное исправление. Однако ни в Трудовом кодексе, ни в правилах по ведению трудовых книжек об этом не упоминается. Именно поэтому при исправлении ошибок следует ориентироваться на общепринятые правила исправления в различных регистрационных формах .

Можно применить в журнале следующие варианты исправления:

Неверная запись зачеркивается, и рядом делается приписка исправленному верить или исправлено в колонке № . При этом обязательна должна быть указана должность и подпись лица, которое произвело данное исправление.

Неверная запись не зачеркивается. При этом в той же графе строкой ниже пишется пояснение – запись недействительна и тут же вносится верная запись.

Таким образом, ведение журнала по учету и движению трудовых требует от ответственного лица внимательности, усидчивости и отличного владения правилами по его заполнению. При этом следует учитывать, что срок хранения этого журнала в архиве организации составляет 50 лет .